Bổ sung Danh mục Kỹ thuật Nha khoa: 5 Trường hợp BẮT BUỘC Nộp hồ sơ

Phát triển chuyên môn, mở rộng các dịch vụ kỹ thuật cao và nâng cao năng lực cạnh tranh là con đường phát triển tất yếu của mọi phòng khám nha khoa hiện đại. Tuy nhiên, mọi sự thay đổi về phạm vi hoạt động chuyên môn – dù là nhỏ nhất – đều phải được “hợp thức hóa” thông qua thủ tục bổ sung danh mục kỹ thuật tại Sở Y tế. Đây là yêu cầu pháp lý tiên quyết để đảm bảo phòng khám hoạt động đúng luật và tránh các rủi ro bị xử phạt.

5 trường hợp phải Nộp hồ sơ Bổ sung Danh mục Kỹ thuật

Theo quy định của Luật Khám bệnh, chữa bệnh và các hướng dẫn từ Sở Y tế, việc nộp hồ sơ bổ sung danh mục kỹ thuật không phải là một lựa chọn mà là nghĩa vụ bắt buộc.

Trường hợp 1: Phát triển các dịch vụ kỹ thuật chuyên sâu mới

Đây là trường hợp phổ biến và rõ ràng nhất. Khi phòng khám quyết định đầu tư và triển khai các kỹ thuật mới, phức tạp hơn, nằm ngoài danh mục đã được Sở Y tế phê duyệt ban đầu, việc nộp hồ sơ bổ sung là bước đi đầu tiên và quan trọng nhất.

Ví dụ cụ thể:

• Phòng khám trước đây chỉ có giấy phép cho “Nha khoa tổng quát” nay muốn thực hiện Cấy ghép Implant.
• Hay Bổ sung dịch vụ Chỉnh nha – Niềng răng.
• Hay Triển khai các Phẫu thuật trong miệng phức tạp như nhổ răng khôn mọc ngầm, cắt chóp, phẫu thuật nha chu.

Trường hợp 2: Tuyển dụng thêm nhân sự (bác sĩ) mới

Danh mục kỹ thuật được Sở Y tế phê duyệt luôn gắn liền với năng lực và chứng chỉ của nhân sự cụ thể. Do đó, khi phòng khám tuyển dụng một bác sĩ mới, cần phải nộp hồ sơ để đăng ký các kỹ thuật mà bác sĩ này sẽ thực hiện, ngay cả khi đó là những kỹ thuật mà phòng khám đã được cấp phép cho các bác sĩ khác.

Ví dụ cụ thể: Phòng khám đã được duyệt kỹ thuật cấy ghép Implant cho bác sĩ A. Nay tuyển thêm bác sĩ B (cũng có chứng chỉ Implant) và muốn bác sĩ B cùng thực hiện, phòng khám phải nộp hồ sơ bổ sung tên bác sĩ B vào danh sách nhân sự thực hiện kỹ thuật này.

Trường hợp 3: Nhân sự hiện tại được đào tạo và có chứng chỉ mới

Quá trình hoạt động, các bác sĩ của phòng khám có thể tham gia các khóa đào tạo để nâng cao tay nghề. Khi một bác sĩ hoàn thành khóa học và nhận được chứng chỉ chuyên môn mới, phòng khám cần cập nhật pháp lý cho họ.

Ví dụ cụ thể: Bác sĩ Nguyễn Văn A trước đây trong hồ sơ chỉ đăng ký thực hiện “Nha khoa tổng quát“. Sau khi hoàn thành khóa đào tạo, bác sĩ A có thêm “Chứng chỉ Chỉnh nha“. Phòng khám phải nộp hồ sơ để bổ sung kỹ thuật chỉnh nha cho bác sĩ A thì phòng khám đó mới thực hiện được thủ thuật chỉnh nha này.

Trường hợp 4: Thay đổi nhân sự phụ trách một kỹ thuật

Khi có sự thay đổi về nhân sự chịu trách nhiệm chính cho một kỹ thuật, đặc biệt là các kỹ thuật cao, phòng khám phải báo cáo và đăng ký lại với Sở Y tế để đảm bảo tính liên tục và trách nhiệm pháp lý.

Ví dụ cụ thể: Bác sĩ A là người duy nhất được duyệt thực hiện cấy ghép Implant tại phòng khám nhưng nay đã nghỉ việc. Phòng khám muốn bác sĩ B (đủ năng lực) tiếp quản, cần phải làm hồ sơ đăng ký thay đổi nhân sự phụ trách kỹ thuật này.

Trường hợp 5: Xin phê duyệt chính thức cho kỹ thuật “thí điểm”

Đây là trường hợp đặc thù dành cho các phòng khám trước đây, theo quy định cũ, đã được Sở Y tế cấp phép “thực hiện thí điểm” một số kỹ thuật phức tạp.

Theo Luật Khám bệnh, chữa bệnh mới, khái niệm “thí điểm” không còn, do đó các phòng khám này cần nộp hồ sơ để đề nghị Sở Y tế phê duyệt chính thức, đưa kỹ thuật vào danh mục hoạt động thường quy.

Hướng dẫn Nộp hồ sơ Bổ sung Danh mục Kỹ thuật Online

Kể từ ngày 01/07/2025, hầu hết các thủ tục hành chính với Sở Y tế, bao gồm cả việc bổ sung danh mục kỹ thuật, đều được thực hiện trực tuyến qua cổng dịch vụ công.

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu

Đây là bước nền tảng quan trọng nhất. Việc chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ, hợp lệ trước khi bắt đầu sẽ giúp quá trình nộp online diễn ra nhanh chóng và suôn sẻ, tránh phải chỉnh sửa, bổ sung nhiều lần.

Checklist các giấy tờ cơ bản cần có:

• Đơn đề nghị bổ sung phạm vi hoạt động chuyên môn (theo mẫu).
• Danh sách nhân sự cập nhật: Liệt kê các bác sĩ, phụ tá có liên quan đến kỹ thuật mới.
• Bản sao công chứng các chứng chỉ, bằng cấp chuyên môn của nhân sự tương ứng.
• Danh mục trang thiết bị y tế hiện có tại phòng khám để phục vụ cho kỹ thuật mới.
• Các giấy tờ liên quan khác tùy trường hợp cụ thể.

Mẹo: Hãy scan tất cả các giấy tờ trên thành từng file PDF riêng biệt, đặt tên rõ ràng (ví dụ: ChungChi_BS_NguyenVanA.pdf). Việc này sẽ giúp bạn thao tác tải lên ở các bước sau cực kỳ nhanh chóng.

Bước 2: Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia và chọn đúng thủ tục

Toàn bộ quy trình sẽ được thực hiện trên một cổng duy nhất của Chính phủ.

1. Truy cập vào địa chỉ: https://dichvucong.gov.vn
2. Tại thanh tìm kiếm thủ tục, gõ và tìm chính xác tên thủ tục hành chính:
   • “Điều chỉnh nội dung giấy phép hoạt động do thay đổi phạm vi hoạt động chuyên môn”
3. Tiếp tục, thực hiện các lựa chọn sau:
   • Tỉnh/Thành phố: TP. Hồ Chí Minh
   • Chọn cơ quan thực hiện: Sở Y tế

Lưu ý: Việc chọn chính xác tên thủ tục là rất quan trọng. Chọn sai sẽ khiến hồ sơ của bạn bị trả về ngay từ vòng đầu.

Bước 3: Chọn đúng “Trường hợp” tương ứng với nhu cầu của phòng khám

Đây là bước dễ gây nhầm lẫn nhất nhưng lại quyết định hồ sơ của bạn có được xử lý đúng quy trình hay không. Trên cổng dịch vụ công sẽ có nhiều “trường hợp” khác nhau. Việc chọn đúng sẽ giúp hồ sơ được chuyển đến đúng phòng ban chức năng tại Sở Y tế.

Hướng dẫn chọn nhanh:

• Trường hợp 1 (Thay đổi phạm vi & Bổ sung DMKT): Chọn khi bạn vừa thay đổi cơ sở vật chất (ví dụ: xây thêm phòng tiểu phẫu) VÀ vừa bổ sung kỹ thuật mới (ví dụ: cấy ghép Implant).
• Trường hợp 2 (Chỉ thay đổi thời gian làm việc): Chỉ chọn khi bạn muốn thay đổi giờ hoạt động trên giấy phép.
• Trường hợp 3 (Chỉ Bổ sung/Giảm DMKT): Đây là lựa chọn phổ biến nhất. Chọn khi bạn chỉ bổ sung kỹ thuật mới hoặc nhân sự mới mà không có bất kỳ thay đổi nào về phòng ốc, cơ sở vật chất đã được thẩm định trước đó.
• Trường hợp 4 (Chỉ thay đổi quy mô): Chọn khi bạn chỉ tăng/giảm số ghế nha, số giường bệnh mà không thay đổi dịch vụ kỹ thuật.

Bước 4: Tải hồ sơ và theo dõi tiến trình xử lý

Đây là bước cuối cùng để hoàn tất việc nộp hồ sơ trực tuyến.

• Tải hồ sơ lên (Upload): Bạn sẽ tiến hành tải các file PDF đã chuẩn bị ở Bước 1 vào các mục tương ứng trên giao diện của Cổng Dịch vụ công.
• Theo dõi tiến trình: Sau khi nộp thành công, hệ thống sẽ cấp cho bạn một mã hồ sơ. Bạn có thể sử dụng mã này để tra cứu tình trạng xử lý (đang chờ tiếp nhận, đang xử lý, đã có kết quả…) bất kỳ lúc nào ngay trên Cổng Dịch vụ công.

Rủi ro pháp lý khi thực hiện kỹ thuật ngoài danh mục được phê duyệt

Trong bối cảnh cạnh tranh, nhiều phòng khám có thể nôn nóng “đi tắt, đón đầu” – tức là quảng cáo và thực hiện dịch vụ mới trước khi hoàn tất thủ tục pháp lý.

Hành vi “Quảng cáo vượt quá phạm vi chuyên môn”

Đây là hành vi vi phạm phổ biến và dễ bị phát hiện nhất. Nó được định nghĩa là bất kỳ hoạt động giới thiệu, quảng bá dịch vụ nào (trên website, mạng xã hội Facebook/TikTok, biển hiệu, tờ rơi…) mà dịch vụ đó chưa có trong danh mục kỹ thuật đã được Sở Y tế phê duyệt cho phòng khám.

Ví dụ điển hình: Trong danh mục kỹ thuật của phòng khám được phê duyệt chỉ có những thủ thuật “Nha khoa tổng quát” như cạo vôi răng, trám răng…. Nhưng trên Fanpage lại chạy quảng cáo rầm rộ về dịch vụ “Cấy ghép Implant chuyên sâu” hoặc “Niềng răng trong suốt công nghệ cao“.

Hậu quả: Đây là bằng chứng rõ ràng nhất mà các đoàn thanh tra, kiểm tra của Sở Y tế hoặc các đơn vị quản lý thị trường có thể sử dụng để lập biên bản vi phạm, dù cho phòng khám chưa thực sự thực hiện kỹ thuật đó cho bệnh nhân nào.

Các mức xử phạt hành chính theo Nghị định của Chính phủ

Khi bị phát hiện thực hiện kỹ thuật ngoài danh mục hoặc quảng cáo vượt phạm vi, phòng khám sẽ phải đối mặt với các mức xử phạt hành chính nặng. Theo các quy định hiện hành, đặc biệt là Nghị định 117/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực y tế, mức phạt cho các hành vi này có thể lên đến hàng chục triệu đồng tùy thuộc vào tính chất và mức độ của vi phạm.

Quan trọng hơn, mức phạt không chỉ dừng lại ở tiền bạc. Nguy cơ nghiêm trọng nhất là Bị tước quyền sử dụng giấy phép hoạt động

Đây là hình phạt nặng nhất đối với hoạt động kinh doanh của một phòng khám. Đối với các vi phạm nghiêm trọng hoặc tái phạm nhiều lần, ngoài việc bị phạt tiền, phòng khám có thể bị áp dụng hình thức xử phạt bổ sung là tước quyền sử dụng giấy phép hoạt động có thời hạn (thường từ 1 tháng đến 24 tháng).

Trong thời gian này, phòng khám phải dừng hoạt động hoàn toàn. Điều này đồng nghĩa với:

• Mất toàn bộ doanh thu.
• Phải tiếp tục chi trả các chi phí cố định (mặt bằng, nhân sự…).
• Mất mát đội ngũ nhân sự và gián đoạn quá trình điều trị của bệnh nhân.
• Gây ra một cú sốc lớn cho sự ổn định và phát triển của phòng khám.

Ảnh hưởng đến uy tín và niềm tin của khách hàng

Có lẽ đây là tổn thất lớn nhất và khó khắc phục nhất. Tiền phạt có thể nộp, thời gian đình chỉ rồi cũng sẽ qua, nhưng uy tín và niềm tin đã mất đi thì cực kỳ khó để xây dựng lại.

Trong thời đại kỹ thuật số, thông tin về một phòng khám bị xử phạt lan truyền rất nhanh chóng trên mạng xã hội và các phương tiện truyền thông. Điều này ngay lập tức tạo ra một hình ảnh tiêu cực trong mắt công chúng: một cơ sở hoạt động không chuyên nghiệp, không tuân thủ pháp luật, và có thể không an toàn.

Trong lĩnh vực y tế, nơi niềm tin là tài sản quý giá nhất, việc đánh mất nó đồng nghĩa với việc đánh mất khách hàng vào tay các đối thủ cạnh tranh tuân thủ tốt hơn.

Câu hỏi thường gặp (FAQ) khi Bổ sung Danh mục Kỹ thuật nha khoa

Trong quá trình chuẩn bị và nộp hồ sơ, các phòng khám thường có một số thắc mắc mang tính thực tế. Dưới đây là giải đáp cho những câu hỏi phổ biến nhất.

Nộp hồ sơ bổ sung danh mục kỹ thuật mất bao lâu để được phê duyệt?

Theo quy trình giải quyết thủ tục hành chính được công bố, thời gian xử lý hồ sơ kể từ khi nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ thường dao động trong khoảng 20-30 ngày làm việc.

Tuy nhiên, phòng khám cần lưu ý rằng thời gian này có thể kéo dài hơn nếu hồ sơ của bạn cần chỉnh sửa, bổ sung theo yêu cầu của chuyên viên thụ lý. Do đó, việc chuẩn bị một bộ hồ sơ chính xác và đầy đủ ngay từ đầu là cách tốt nhất để tiết kiệm thời gian.

Chi phí cho thủ tục này là bao nhiêu?

Mức chi phí cho thủ tục này là lệ phí thẩm định do nhà nước quy định và được công khai trên Cổng Dịch vụ công. Lệ phí này được thu để phục vụ cho công tác thẩm định hồ sơ và/hoặc thẩm định thực tế tại cơ sở.

Phòng khám sẽ thực hiện thanh toán trực tuyến ngay trên Cổng Dịch vụ công khi nộp hồ sơ.

Sở Y tế có xuống thẩm định tại phòng khám không?

Câu trả lời là “Tùy trường hợp”. Việc thẩm định thực tế tại phòng khám không phải lúc nào cũng diễn ra, nó phụ thuộc vào bản chất của nội dung bạn đề nghị bổ sung:

• CHẮC CHẮN CÓ THẨM ĐỊNH: Khi bạn bổ sung một kỹ thuật mới đòi hỏi phải thay đổi, nâng cấp hoặc xây mới cơ sở vật chất (ví dụ: xây thêm một phòng tiểu phẫu để cấy ghép Implant). Đoàn thẩm định của Sở Y tế sẽ xuống để kiểm tra xem cơ sở vật chất mới có đáp ứng các tiêu chuẩn quy định hay không.
• CÓ THỂ KHÔNG CẦN THẨM ĐỊNH: Khi bạn chỉ bổ sung nhân sự (một bác sĩ mới) để thực hiện một kỹ thuật mà phòng khám đã được duyệt và cơ sở vật chất hoàn toàn không thay đổi. Trong trường hợp này, Sở Y tế có thể chỉ thực hiện thẩm định trên hồ sơ (kiểm tra bằng cấp, chứng chỉ của bác sĩ mới).

Việc chủ động rà soát và nộp hồ sơ bổ sung danh mục kỹ thuật một cách kịp thời không chỉ là nghĩa vụ tuân thủ pháp luật. Đó là một bước đi chiến lược, thể hiện tầm nhìn và sự chuyên nghiệp của người quản lý, đặt nền móng cho sự phát triển bền vững của phòng khám.

Mỗi một kỹ thuật mới được đăng ký thành công là một sự khẳng định về năng lực chuyên môn, giúp phòng khám nâng cao uy tín, tạo dựng niềm tin vững chắc nơi khách hàng và mở ra những cơ hội kinh doanh mới. Thay vì xem đây là một thủ tục hành chính phức tạp, hãy coi nó là một khoản đầu tư cần thiết cho sự lớn mạnh và danh tiếng của thương hiệu nha khoa mà bạn đang xây dựng.