Bạn là một bác sĩ giỏi chuyên môn nhưng đang bối rối trước ma trận thủ tục pháp lý để mở phòng khám riêng? Bạn không biết phải bắt đầu từ đâu, lựa chọn loại hình nào và cần những giấy tờ gì? Áp lực về việc phải đảm bảo tuân thủ mọi quy định của pháp luật khiến bạn chùn bước trên con đường hiện thực hóa ước mơ của mình.
Tóm tắt nội dung
Toàn cảnh quy trình đăng ký kinh doanh
Để một phòng khám chính thức đi vào hoạt động hợp pháp tại việt nam, bạn không chỉ đơn thuần đăng ký kinh doanh mà còn phải chứng minh năng lực hoạt động theo các tiêu chuẩn khắt khe của ngành y tế. Nhiều người thường nhầm lẫn hai quá trình này là một, dẫn đến sai sót và chậm trễ.
Về bản chất, bạn cần đi qua một lộ trình gồm 2 giai đoạn pháp lý hoàn toàn tách biệt:
Giai đoạn 1: Đăng ký thành lập pháp nhân
Đây là bước đầu tiên để khai sinh ra thực thể kinh doanh của bạn trên phương diện pháp luật.
- Mục tiêu: Mục tiêu của giai đoạn này là để nhà nước chính thức công nhận sự tồn tại của bạn thông qua một mã số định danh duy nhất (mã số thuế).
- Sản phẩm cuối cùng: Bạn sẽ nhận được
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh(nếu bạn chọn mô hình công ty) hoặcGiấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh(nếu bạn chọn mô hình hộ cá thể). - Cơ quan thực hiện:
- Đối với doanh nghiệp (công ty tnhh, công ty cổ phần…): phòng đăng ký kinh doanh thuộc sở kế hoạch và đầu tư cấp tỉnh/thành phố.
- Đối với hộ kinh doanh: phòng tài chính – kế hoạch thuộc ủy ban nhân dân cấp quận/huyện.
Giai đoạn 2: Xin giấy phép hoạt động khám bệnh, chữa bệnh
Sau khi đã đăng ký kinh doanh, bạn cần xin một loại giấy phép đặc thù để được phép thực hiện các hoạt động chuyên môn y tế.
- Mục tiêu: Mục tiêu của giai đoạn này là chứng minh phòng khám của bạn đã đáp ứng đầy đủ mọi tiêu chuẩn về nhân sự (giấy phép hành nghề,..), cơ sở vật chất (diện tích,…) và trang thiết bị y tế theo quy định của bộ y tế.
- Điều kiện tiên quyết: Đây là bước bắt buộc phải thực hiện sau khi đã hoàn thành giai đoạn 1. Bạn không thể xin giấy phép hoạt động nếu chưa có tư cách pháp nhân.
- Sản phẩm cuối cùng: Bạn sẽ nhận được
Giấy phép hoạt động khám bệnh, chữa bệnhdo sở y tế cấp. Đây mới chính là giấy tờ cho phép bạn chính thức mở cửa và đón tiếp bệnh nhân. - Cơ quan thực hiện: Sở y tế tỉnh/thành phố nơi bạn đặt trụ sở phòng khám.
Hiểu rõ hai giai đoạn tách biệt này là chìa khóa đầu tiên giúp bạn định hình đúng lộ trình, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và tránh những sai sót không đáng có.
Nên đăng ký kinh doanh phòng khám theo mô hình nào?
Để giúp bạn có quyết định sáng suốt nhất, hãy cùng đi sâu phân tích ưu và nhược điểm của từng loại hình khi áp dụng vào bối cảnh cụ thể của một phòng khám.
Mô hình Hộ Kinh Doanh (HKD)
Mô hình hộ kinh doanh thường được biết đến với sự đơn giản và gọn nhẹ. Thủ tục đăng ký ban đầu nhanh chóng hơn và chi phí cũng thấp hơn. Về mặt kế toán, chế độ sổ sách cũng đơn giản hơn so với doanh nghiệp.
Tuy nhiên, mô hình này tồn tại những nhược điểm cố hữu và cực kỳ rủi ro, đặc biệt với ngành y tế:
- Trách nhiệm pháp lý. Chủ hộ kinh doanh phải chịu trách nhiệm VÔ HẠN đối với mọi nghĩa vụ của phòng khám. Điều này có nghĩa là khi có rủi ro xảy ra (ví dụ như tranh chấp, bồi thường thiệt hại), bạn phải dùng toàn bộ tài sản cá nhân của mình (nhà cửa, xe cộ, tiền tiết kiệm) để chi trả, chứ không chỉ giới hạn trong số vốn kinh doanh.
- Hạn chế về quy mô. Theo luật định, hộ kinh doanh chỉ được phép đăng ký hoạt động tại một địa điểm duy nhất trên toàn quốc và không được phép mở chi nhánh hay văn phòng đại diện.
- Khó khăn trong hợp tác và kêu gọi vốn. Mô hình HKD gắn liền với một cá nhân, khiến việc hợp tác chính thức hay kêu gọi người khác góp vốn trở nên rất phức tạp và không có cơ sở pháp lý rõ ràng để phân chia quyền lợi, nghĩa vụ.
- Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, chủ hộ kinh doanh (có đăng ký kinh doanh) chính thức trở thành đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.
- Phương pháp tính thuế theo hình thức thuế khoán sẽ được bãi bỏ. Tất cả các hộ kinh doanh sẽ phải nộp thuế theo phương pháp kê khai.
Mô hình Công Ty (TNHH, Cổ phần)
Ngược lại với hộ kinh doanh, việc thành lập công ty đòi hỏi thủ tục ban đầu phức tạp hơn một chút và chi phí cao hơn. Bạn sẽ phải tuân thủ chế độ kế toán, sổ sách và báo cáo thuế chặt chẽ hơn. Tuy nhiên, những “phức tạp” này hoàn toàn xứng đáng với những lợi ích vượt trội mà nó mang lại.
- Ưu điểm quan trọng nhất là trách nhiệm hữu hạn. Khi thành lập công ty, bạn chỉ phải chịu trách nhiệm trong phạm vi số vốn đã góp. Tài sản cá nhân của bạn được pháp luật bảo vệ, tách bạch hoàn toàn khỏi tài sản của công ty. Đây chính là “tấm khiên” pháp lý an toàn nhất cho chủ sở hữu, đặc biệt trong lĩnh vực có rủi ro nghề nghiệp như y khoa.
- Tiềm năng phát triển không giới hạn. Mô hình công ty cho phép bạn dễ dàng mở rộng quy mô, thành lập chi nhánh, địa điểm kinh doanh ở bất cứ đâu. Nếu bạn có tầm nhìn xây dựng một thương hiệu phòng khám lớn mạnh hay một chuỗi phòng khám, đây là con đường duy nhất.
- Linh hoạt trong việc huy động vốn và hợp tác. Công ty có cấu trúc rõ ràng để chào đón các thành viên hoặc cổ đông mới. Bạn có thể dễ dàng kêu gọi vốn đầu tư, hợp tác với các bác sĩ khác, hoặc chuyển nhượng một phần vốn góp của mình.
- Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp. Một phòng khám hoạt động dưới tư cách pháp nhân là công ty luôn tạo dựng được hình ảnh chuyên nghiệp, bài bản và đáng tin cậy hơn trong mắt bệnh nhân, đối tác và các cơ quan quản lý.
Thủ tục Đăng ký Kinh doanh cho Phòng khám
Đăng ký HỘ KINH DOANH
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Bạn cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm các giấy tờ sau:
- Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh: Điền đầy đủ các thông tin theo mẫu quy định, bao gồm:
- Tên hộ kinh doanh dự kiến (ví dụ: Hộ kinh doanh Phòng khám chuyên khoa ABC).
- Địa chỉ đặt phòng khám.
- Ngành, nghề kinh doanh: Ghi rõ ngành nghề liên quan đến hoạt động y tế, ví dụ: “Hoạt động của các phòng khám chuyên khoa” (mã ngành 8620).
- Thông tin của chủ hộ kinh doanh (họ tên, ngày sinh, số CCCD, địa chỉ thường trú).
- Số vốn kinh doanh.
- Bản sao hợp lệ Giấy tờ pháp lý của cá nhân: Bản sao công chứng Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực của chủ hộ kinh doanh.
- Giấy tờ ủy quyền cho người trực tiếp thực hiện thủ tục (nếu có);
- Bản sao công chứng chứng chỉ hành nghề khám chữa bệnh của chủ hộ kinh doanh.
- Bản sao hợp lệ Hợp đồng thuê nhà hoặc các giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa điểm đặt phòng khám.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Bạn mang bộ hồ sơ đã chuẩn bị nộp tại Phòng Tài chính – Kế hoạch thuộc Ủy ban nhân dân (UBND) cấp quận/huyện nơi phòng khám của bạn đặt trụ sở.
Bước 3: Nhận kết quả
- Thời gian xử lý: Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Kết quả: Nếu hồ sơ hợp lệ, bạn sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
Đăng ký CÔNG TY (TNHH hoặc Cổ phần)
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Bộ hồ sơ thành lập công ty bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
- Điều lệ công ty: Đây là “hiến pháp” của công ty, quy định về cơ cấu tổ chức, hoạt động, quyền và nghĩa vụ của các thành viên/cổ đông.
- Danh sách thành viên (đối với Công ty TNHH 2 thành viên trở lên) hoặc Danh sách cổ đông sáng lập (đối với Công ty Cổ phần).
- Bản sao hợp lệ Giấy tờ pháp lý của cá nhân: Bản sao công chứng CCCD/Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật, của tất cả thành viên/cổ đông sáng lập.
- Giấy ủy quyền (nếu bạn không trực tiếp đi nộp hồ sơ).
Lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ:
- Tên công ty: Cần được đặt đúng quy định, không trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên công ty khác đã đăng ký.
- Ngành, nghề kinh doanh: Bạn cần đăng ký đúng mã ngành cho hoạt động phòng khám. Mã ngành chính là:
8620 - Hoạt động của các phòng khám đa khoa, chuyên khoa và nha khoa.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Bạn nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi công ty đặt trụ sở chính.
Bước 3: Nhận kết quả
- Thời gian xử lý: Trong vòng 03 – 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Kết quả: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Các việc cần làm ngay sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
- Khắc con dấu tròn pháp nhân (đối với công ty): Đây là con dấu chính thức của doanh nghiệp.
- Mở tài khoản ngân hàng cho công ty/hộ kinh doanh và thông báo số tài khoản với cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Mua chữ ký số (Token): Dùng để thực hiện các giao dịch điện tử như nộp tờ khai thuế, bảo hiểm xã hội qua mạng.
- Kê khai và nộp lệ phí môn bài: Thực hiện trong thời hạn quy định sau khi được cấp giấy chứng nhận.
- Đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử để sẵn sàng cho hoạt động kinh doanh.
LƯU Ý QUAN TRỌNG CUỐI CÙNG:
Việc hoàn tất các thủ tục trên chỉ cấp cho bạn tư cách pháp nhân và các điều kiện cần để vận hành một doanh nghiệp thông thường.
Phòng khám của bạn TUYỆT ĐỐI CHƯA ĐƯỢC PHÉP HOẠT ĐỘNG KHÁM BỆNH, CHỮA BỆNH cho đến khi hoàn thành Giai đoạn 2: Xin Giấy phép hoạt động tại Sở Y tế.
Các mô hình phòng khám tư nhân hiện nay
Thị trường y tế tư nhân đang ngày càng đa dạng hóa để đáp ứng nhu cầu khám chữa bệnh ngày càng cao của người dân. Dưới đây là các mô hình phòng khám tư nhân phổ biến và thành công nhất:
- Phòng khám Chuyên khoa: Phòng khám Sản phụ khoa, Nhi khoa, Phòng khám Da liễu, Thẩm mỹ, Phòng khám Nha khoa (Răng – Hàm – Mặt), Phòng khám Mắt, Phòng khám Tai – Mũi – Họng, Phòng khám Cơ – Xương – Khớp,…
- Phòng khám Đa khoa
- Phòng khám Bác sĩ Gia đình
- Chuỗi phòng khám
- Nhà hộ sinh
- Cơ sở dịch vụ y tế (cơ sở dịch vụ siêu âm, chẩn đoán hình ảnh, chụp x-quang,…).
Mã ngành Đăng ký Kinh doanh cho Phòng khám
Khi thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh tại Sở Kế hoạch và Đầu tư (hoặc UBND cấp quận/huyện), bạn cần đăng ký đúng mã ngành theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam. Đối với lĩnh vực phòng khám, mã ngành chính và phổ biến nhất là:
- Mã ngành: 8620 – Hoạt động của các phòng khám đa khoa, chuyên khoa và nha khoa.
- Mã ngành: 8610 – Hoạt động của các bệnh viện, trạm y tế;
- Mã ngành: 8691 – Hoạt động y tế dự phòng (ví dụ: phòng khám dự phòng);
- Mã ngành: 8692 – Hoạt động của hệ thống cơ sở chỉnh hình, phục hồi chức năng;
Ngoài ra, còn có mã ngành chi tiết cho từng loại hình phòng khám chuyên khoa cụ thể như ( nha khoa, da liễu, y học cổ truyền,…)
Bên cạnh đó, tùy vào dịch vụ cung cấp, phòng khám có thể đăng ký thêm các mã ngành phụ trợ khác, ví dụ:
- 4772 – Bán lẻ thuốc, dụng cụ y tế, mỹ phẩm và vật phẩm vệ sinh trong các cửa hàng chuyên doanh: Nếu phòng khám của bạn có nhà thuốc đạt chuẩn GPP để bán thuốc cho bệnh nhân và khách hàng.
Có nên thuê dịch vụ đăng ký kinh doanh cho phòng khám
Sau khi tìm hiểu các quy trình, điều kiện và hồ sơ, đây là câu hỏi mà hầu hết các y bác sĩ và nhà đầu tư đều đặt ra. Quyết định giữa việc tự mình thực hiện và thuê một đơn vị chuyên nghiệp là một sự cân nhắc quan trọng giữa việc tiết kiệm chi phí trước mắt và việc tiết kiệm thời gian, công sức cũng như đảm bảo sự an toàn pháp lý trong dài hạn.
Để có câu trả lời, hãy cùng phân tích ưu và nhược điểm của mỗi phương án.
Phương án 1: Tự thực hiện thủ tục
Đây là lựa chọn đi theo con đường tự tìm hiểu, tự chuẩn bị hồ sơ và tự mình làm việc với các cơ quan nhà nước.
Ưu điểm: Lợi ích lớn nhất và gần như duy nhất của phương án này là bạn sẽ tiết kiệm được một khoản phí dịch vụ ban đầu phải trả cho bên thứ ba.
Nhược điểm và Rủi ro:
- Tốn thời gian và công sức: Bạn sẽ phải tự mình nghiên cứu các quy định pháp luật, soạn thảo giấy tờ, và có thể phải đi lại nhiều lần để nộp và sửa đổi hồ sơ.
- Rủi ro sai sót cao: Chỉ một sai sót nhỏ trong việc soạn hồ sơ, ghi sai mã ngành, hay chuẩn bị thiếu giấy tờ cũng có thể khiến hồ sơ của bạn bị trả về. Mỗi lần như vậy là một lần tốn thêm thời gian và chi phí.
- Áp lực và căng thẳng: Việc phải đối mặt với các thủ tục hành chính phức tạp có thể gây ra nhiều áp lực không đáng có, đặc biệt khi bạn không có chuyên môn về luật.
Phương án 2: Thuê dịch vụ chuyên nghiệp trọn gói
Đây là lựa chọn mà bạn ủy quyền cho một công ty luật hoặc một đơn vị tư vấn có chuyên môn thực hiện toàn bộ quy trình pháp lý thay cho bạn.
Lợi ích vượt trội:
- Tiết kiệm thời gian tuyệt đối: Toàn bộ gánh nặng về giấy tờ, thủ tục sẽ được đơn vị dịch vụ xử lý. Bạn chỉ cần cung cấp thông tin và ký hồ sơ. Thời gian của bạn được giải phóng để tập trung vào những việc quan trọng hơn.
- Đảm bảo chính xác và tuân thủ 100%: Với kinh nghiệm và chuyên môn, các đơn vị dịch vụ sẽ đảm bảo hồ sơ được chuẩn bị đúng và đủ ngay từ lần đầu tiên, giúp quy trình diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng và đúng luật.
- Tư vấn chuyên sâu: Đây là giá trị lớn nhất. Bạn sẽ được tư vấn loại hình doanh nghiệp nào có lợi nhất, cách tối ưu hóa thuế, cấu trúc vốn, và được cảnh báo về các rủi ro pháp lý tiềm ẩn. Họ đóng vai trò như một “lá chắn pháp lý” cho bước khởi đầu của bạn.
- Lộ trình rõ ràng, chi phí minh bạch: Bạn sẽ biết chính xác mình cần làm gì, tổng chi phí là bao nhiêu và thời gian dự kiến hoàn thành là khi nào mà không có các chi phí phát sinh bất ngờ.
- An tâm tuyệt đối: Giao phó công việc pháp lý cho chuyên gia giúp bạn hoàn toàn an tâm để tập trung vào chuyên môn y khoa và chiến lược kinh doanh.
Điểm cần cân nhắc: Bạn sẽ phải trả một khoản phí dịch vụ. Tuy nhiên, khoản phí này nên được xem là một khoản đầu tư hơn là chi phí.
ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN
Bài viết liên quan: