Bắt đầu hành trình kinh doanh spa là một quyết định thú vị nhưng cũng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, đặc biệt là về mặt pháp lý. Việc nắm rõ và chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ pháp lý cần thiết khi mở spa không chỉ giúp bạn kinh doanh hợp pháp, tránh những rủi ro không đáng có mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp ngay từ bước đầu.
Tóm tắt nội dung
Giấy phép đăng ký kinh doanh spa
Bất kể quy mô hay loại hình dịch vụ bạn dự định cung cấp, bước đầu tiên và mang tính nền tảng pháp lý chính là thực hiện đăng ký kinh doanh spa. Đây là yêu cầu bắt buộc để cơ sở của bạn được nhà nước công nhận và quản lý hoạt động một cách hợp pháp.
Loại giấy tờ đăng ký kinh doanh spa cụ thể bạn cần sẽ phụ thuộc vào hình thức kinh doanh mà bạn lựa chọn. Hiện nay, có hai hình thức phổ biến nhất:
- Đăng ký hộ kinh doanh: Thường phù hợp với các spa quy mô nhỏ, do một cá nhân hoặc các thành viên trong gia đình làm chủ, với thủ tục đơn giản hơn.
- Thành lập doanh nghiệp (Công ty TNHH, Công ty Cổ phần…): Phù hợp với các spa có quy mô lớn hơn, muốn xây dựng thương hiệu chuyên nghiệp, có tư cách pháp nhân độc lập và dễ dàng hơn trong việc mở rộng, huy động vốn.
Giấy phép theo loại từng loại hình Spa
Hoàn thành giấy đăng ký kinh doanh chỉ là bước đầu. Tùy thuộc vào danh mục dịch vụ cụ thể mà spa của bạn cung cấp, việc xin thêm các loại giấy phép con hoặc đáp ứng điều kiện kinh doanh spa riêng biệt là yêu cầu bắt buộc và cực kỳ quan trọng.
Spa cơ bản ( chăm sóc da, massage xoa bóp,…)
Nếu danh mục dịch vụ của bạn bao gồm massage xoa bóp (dù là massage thư giãn hay trị liệu), bạn bắt buộc phải có giấy chứng nhận “đủ điều kiện về an ninh, trật tự (ANTT)”. Đây là yêu cầu theo Nghị định 96/2016/NĐ-CP quy định về điều kiện an ninh, trật tự đối với một số ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện.
Giấy phép này xác nhận cơ sở của bạn đáp ứng các yêu cầu về phòng cháy chữa cháy, an ninh, người quản lý có lý lịch tốt, và nhân viên massage có hợp đồng lao động, chứng chỉ đào tạo hợp lệ và Giấy xác nhận kiến thức an toàn y tế. Do cơ quan có thẩm quyền (cấp quận/huyện hoặc tỉnh/thành phố tùy quy mô) cấp sau khi kiểm tra thực tế.
Spa có dịch vụ xâm lấn
Với sự ra đời của Luật khám bệnh, chữa bệnh 2023, ranh giới giữa spa và cơ sở y tế cần được xác định rõ ràng hơn. Nếu spa cung cấp các dịch vụ có tính chất y tế như:
- Các liệu pháp trị liệu chuyên sâu có chỉ định y khoa.
- Các thủ thuật xâm lấn tối thiểu (ví dụ: tiêm filler, botox, mesotherapy, lăn kim sâu…).
- Sử dụng các thiết bị y tế thuộc danh mục quản lý của Bộ Y tế để điều trị.
- Spa của bạn có thể bị xem là cơ sở khám bệnh, chữa bệnh và bắt buộc phải có giấy phép hoạt động khám bệnh, chữa bệnh.
Thủ tục này phức tạp hơn nhiều, đòi hỏi đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe về cơ sở vật chất, trang thiết bị y tế, quy trình chuyên môn, và đặc biệt là nhân sự (người chịu trách nhiệm chuyên môn kỹ thuật phải là bác sĩ và người thực hiện phải có chứng chỉ hành nghề khám bệnh, chữa bệnh phù hợp).
Spa thẩm mỹ có yếu tố xâm lấn tối thiểu
Đối với các dịch vụ thẩm mỹ có can thiệp nhưng không thuộc phạm vi khám chữa bệnh theo quy định (ví dụ: phun, xăm, thêu thẩm mỹ trên da không sử dụng thuốc gây tê dạng tiêm), pháp luật hiện hành thường yêu cầu cơ sở thực hiện thủ tục công bố đủ điều kiện cung cấp dịch vụ thẩm mỹ hoặc các hình thức quản lý tương đương.
Cơ sở cần đáp ứng các điều kiện về địa điểm, thiết bị, dụng cụ và nhân sự (người thực hiện kỹ thuật phải có chứng chỉ đào tạo về phun, xăm, thêu thẩm mỹ và giấy xác nhận kiến thức an toàn vệ sinh, phòng chống lây nhiễm).
Chứng chỉ hành nghề & hồ sơ nhân sự spa
Giờ là lúc chúng ta nói về những người sẽ làm nên linh hồn cho spa của bạn – chính là đội ngũ nhân viên! Cũng giống như bạn, họ cũng cần có những “giấy tờ tùy thân” hợp lệ để được phép làm việc và đảm bảo chất lượng dịch vụ cũng như sự an tâm cho khách hàng.
Chứng chỉ hành nghề
Vậy cụ thể, bạn cần chuẩn bị những gì liên quan đến nhân sự?
“Bằng cấp” cho kỹ thuật viên: Tất cả các bạn kỹ thuật viên (KTV) sẽ trực tiếp dùng tay nghề của mình để phục vụ khách (như massage, chăm sóc da, làm nail, phun xăm…) đều bắt buộc phải có giấy tờ chứng minh đã qua đào tạo.
Thông thường đó là Chứng chỉ đào tạo nghề spa hoặc Chứng nhận sơ cấp nghề tương ứng với dịch vụ họ thực hiện (VD: Chứng chỉ Kỹ thuật viên Chăm sóc da, Chứng chỉ Kỹ thuật viên Massage…). Quan trọng là chứng chỉ này phải do các cơ sở đào tạo hợp pháp, được cấp phép cấp nhé. Đừng dùng chứng chỉ “dỏm” nha!
Lưu ý quan trọng: Bạn cần lưu bản sao y các chứng chỉ này tại spa để xuất trình khi có đoàn kiểm tra.
Còn chủ spa/người quản lý thì sao?
Bản thân bạn, nếu chỉ quản lý mà không trực tiếp làm kỹ thuật, thường thì không bắt buộc phải có chứng chỉ kỹ thuật.
Hồ sơ nhân sự
Đừng quên thủ tục “nhân sự” cơ bản!
Ngoài các loại bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn, bạn còn cần đảm bảo các thủ tục lao động cơ bản theo đúng quy định của Bộ luật Lao động:
- Hợp đồng lao động (HĐLĐ): Bắt buộc phải ký HĐLĐ rõ ràng với tất cả nhân viên, quy định về công việc, thời gian làm việc, mức lương, quyền lợi, nghĩa vụ…
- Hồ sơ nhân sự: Nên xây dựng và quản lý hồ sơ nhân sự cho từng người, bao gồm: sơ yếu lý lịch, bản sao CCCD, bản sao các văn bằng chứng chỉ, HĐLĐ… Điều này không chỉ giúp bạn quản lý tốt hơn mà còn cần thiết khi làm việc với cơ quan bảo hiểm xã hội hay thuế.
Giấy tờ phòng cháy chữa cháy (PCCC) cho spa
Nói đến kinh doanh, nhất là spa với bao nhiêu máy móc điện tử, tinh dầu, khăn bông… thì yếu tố an toàn phòng cháy chữa cháy (PCCC) tuyệt đối không thể xem nhẹ được
Tùy thuộc vào diện tích, quy mô, và vị trí spa của bạn mà sẽ có giấy tờ PCCC phù hợp mà sẽ có 1 trong các giấy tờ sau:
- Biên bản kiểm tra an toàn về PCCC: Đây là loại giấy tờ khá phổ biến, xác nhận rằng cơ sở của bạn đã được cơ quan PCCC kiểm tra và đáp ứng các điều kiện an toàn cơ bản tại thời điểm kiểm tra (lối thoát nạn, phương tiện chữa cháy tại chỗ…). Cơ quan PCCC sẽ kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất.
- Giấy chứng nhận thẩm duyệt thiết kế về PCCC: Cái này thường áp dụng cho các công trình xây mới, nhiều tầng hoặc cải tạo lớn. Trước khi thi công, bản vẽ thiết kế PCCC của bạn phải được cơ quan PCCC thẩm duyệt và cấp giấy chứng nhận.
- Phương án chữa cháy được phê duyệt: Đây là kế hoạch chi tiết mô tả cách xử lý khi có cháy xảy ra tại spa của bạn (lực lượng tại chỗ, phương tiện, quy trình phối hợp…). Phương án này cần được xây dựng và trình cơ quan PCCC phê duyệt.
Các “giấy tờ” pháp lý spa quan trọng khác
Biển hiệu spa
Cái biển hiệu treo ngoài cửa không chỉ để khách hàng nhận diện thương hiệu đâu, nó còn phải tuân thủ quy định pháp luật nữa đó.
- Thông tin bắt buộc: Trên biển hiệu phải ghi đầy đủ và chính xác tên spa và địa chỉ đúng y như trên giấy đăng ký kinh doanh (HKD hoặc Doanh nghiệp) của bạn.
- Nội dung quảng cáo (nếu có): Nếu bạn muốn thêm slogan hay thông tin dịch vụ lên biển hiệu hoặc các bảng quảng cáo khác, nhớ tuân thủ Luật Quảng cáo. Đừng “nổ” quá đà, quảng cáo sai sự thật hoặc dùng những từ ngữ dễ gây hiểu lầm, đặc biệt là những câu liên quan đến “điều trị”, “cam kết hiệu quả 100%” nếu bạn không có giấy phép KBCB nhé.
- Kích thước, vị trí: Cũng có những quy định về kích thước tối đa, vị trí đặt biển hiệu sao cho đúng quy định.
Hóa đơn, chứng từ
Kinh doanh là phải có thu chi, và việc quản lý tài chính đúng luật là siêu quan trọng.
- Xuất hóa đơn: Bất kể khách hàng yêu cầu hay không, về nguyên tắc, bạn bắt buộc phải xuất hóa đơn (thường là hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành) cho mỗi dịch vụ bán ra. Đây là yêu cầu của Luật Quản lý thuế.
- Lưu trữ chứng từ: Mọi khoản thu, chi liên quan đến hoạt động kinh doanh đều cần có chứng từ hợp lệ (hóa đơn đầu vào, phiếu chi, bảng lương…) và được lưu trữ cẩn thận để phục vụ việc kê khai thuế và quản lý nội bộ.
Vệ sinh an toàn & Phòng chống dịch
- Khử khuẩn dụng cụ: Quy trình vệ sinh, tiệt trùng dụng cụ tiếp xúc với khách hàng phải được thực hiện nghiêm ngặt.
- Không gian sạch sẽ: Đảm bảo không gian spa luôn thoáng đãng, sạch sẽ, gọn gàng.
- Tuân thủ hướng dẫn phòng dịch: Luôn cập nhật và tuân thủ các hướng dẫn phòng chống dịch bệnh từ cơ quan y tế (nếu có).
Mở spa “chui”: những rủi ro pháp lý
Sau khi đã tìm hiểu cả một “rừng” giấy tờ cần thiết, có thể bạn sẽ thoáng nghĩ: “Ôi phức tạp quá, hay mình cứ mở đại rồi tính sau? Làm nhỏ chắc không ai để ý đâu…” Dừng lại ngay suy nghĩ đó bạn nhé! Việc mở spa không đầy đủ giấy tờ hay còn gọi là kinh doanh “chui” tiềm ẩn vô vàn rủi ro pháp lý mà hậu quả của nó có thể “thổi bay” toàn bộ công sức và vốn liếng bạn đã bỏ ra.
Tin mình đi, cái giá phải trả cho việc “tiết kiệm” thời gian và chi phí ban đầu bằng cách bỏ qua thủ tục pháp lý là cực kỳ đắt. Dưới đây là những “cơn ác mộng” mà bạn có thể phải đối mặt:
Bị phạt tiền “sấp mặt”
Đây là hậu quả phổ biến và “nhẹ nhàng” nhất. Khi bị các cơ quan chức năng (Quản lý thị trường, Y tế, Công an, Thuế…) kiểm tra và phát hiện bạn hoạt động mà không có:
- Giấy đăng ký kinh doanh: Phạt vì hoạt động kinh doanh không phép.
- Giấy phép con cần thiết: Phạt vì kinh doanh ngành nghề có điều kiện mà không đủ điều kiện (ví dụ: phạt kinh doanh spa massage không có giấy phép ANTT, phạt hoạt động thẩm mỹ không phép…).
- Chứng chỉ hành nghề: Phạt vì sử dụng lao động không có chứng chỉ theo quy định.
- Không đảm bảo PCCC, vệ sinh…: Phạt vì vi phạm các quy định về an toàn cơ sở.
Mức phạt kinh doanh spa không phép hoặc thiếu điều kiện có thể lên đến hàng chục, thậm chí hàng trăm triệu đồng tùy mức độ vi phạm, đủ sức làm bạn “lao đao”.
Bị đình chỉ hoạt động (Spa đóng cửa đột ngột)
Nếu vi phạm nghiêm trọng hoặc tái phạm nhiều lần, cơ quan chức năng hoàn toàn có quyền yêu cầu bạn đình chỉ hoạt động kinh doanh tạm thời hoặc thậm chí là thu hồi giấy phép (nếu có) và đóng cửa vĩnh viễn. Tưởng tượng xem, spa đang hoạt động ngon lành, khách hàng đang có, bỗng dưng phải đóng cửa – đó thực sự là một thảm họa!
Bị tịch thu tang vật, phương tiện vi phạm
Trong một số trường hợp vi phạm nghiêm trọng liên quan đến hàng hóa không rõ nguồn gốc, thiết bị không được phép sử dụng…, cơ quan chức năng còn có thể tịch thu các máy móc, thiết bị, sản phẩm của bạn. Mất cả chì lẫn chài!
Rắc rối pháp lý phức tạp hơn (Kiện tụng, tranh chấp)
- Với khách hàng: Nếu có sự cố xảy ra (khách hàng bị dị ứng nặng, tổn thương sức khỏe do nhân viên không đủ trình độ, thiết bị không an toàn…), việc bạn không có đủ giấy tờ pháp lý sẽ là một bất lợi cực lớn nếu khách hàng khởi kiện đòi bồi thường.
- Với đối tác: Khó khăn trong việc ký kết hợp đồng, vay vốn ngân hàng, thu hút đầu tư vì không đủ tư cách pháp nhân hoặc không minh bạch về pháp lý.
Luôn kinh doanh trong sợ hãi, lo lắng
Việc hoạt động “chui” khiến bạn lúc nào cũng nơm nớp lo sợ bị kiểm tra, bị phát hiện. Tâm lý bất an đó sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến việc điều hành và phát triển spa một cách bài bản.
Thắc mắc thường gặp khi chuẩn bị giấy tờ mở spa
Hành trình tìm hiểu mở spa cần giấy tờ gì chắc chắn sẽ có lúc khiến bạn hơi “xoắn não” với đủ loại quy định. Đừng lo lắng, bạn không hề cô đơn! Dưới đây là tổng hợp những câu hỏi mà các chủ spa tương lai hay băn khoăn nhất, cùng với câu trả lời ngắn gọn, dễ hiểu để giúp bạn gỡ rối:
❓ Câu hỏi 1: Em muốn mở spa nhỏ tại nhà thôi thì có cần đăng ký kinh doanh và các giấy tờ khác không?
- Trả lời: Có nhé! Dù là spa tại nhà hay mặt bằng riêng, quy mô nhỏ hay lớn, bạn vẫn bắt buộc phải đăng ký kinh doanh (thường là dưới hình thức Hộ kinh doanh – HKD cho spa nhỏ tại nhà). Các yêu cầu khác như PCCC cơ bản, chứng chỉ nghề cho người làm dịch vụ, hay giấy phép con (nếu có massage chẳng hạn) vẫn có thể áp dụng tùy thuộc vào dịch vụ và quy định địa phương. Đừng chủ quan nghĩ làm nhỏ thì không cần nha!
❓ Câu hỏi 2: Spa của em chỉ làm dịch vụ chăm sóc da cơ bản (rửa mặt, massage mặt, đắp mặt nạ thông thường) thì cần những giấy tờ gì là chính?
Trả lời: Nếu chỉ làm các dịch vụ chăm sóc da hoàn toàn không xâm lấn, không dùng máy móc công nghệ cao phức tạp hay các sản phẩm đặc trị như thuốc, bạn sẽ cần các giấy tờ cơ bản nhất:
- Giấy đăng ký kinh doanh (HKD hoặc Công ty).
- Chứng chỉ đào tạo nghề chăm sóc da cho bạn (nếu bạn trực tiếp làm) và nhân viên.
- Đảm bảo các điều kiện về PCCC cơ bản.
- Tuân thủ các quy định về biển hiệu.
Hy vọng những giải đáp nhanh này đã giúp bạn hình dung rõ hơn về các giấy tờ cần thiết khi mở spa. Nhớ rằng, quy định có thể có chút khác biệt ở từng địa phương, nên đừng ngần ngại liên hệ trực tiếp các cơ quan chức năng hoặc tìm kiếm sự tư vấn từ các chuyên gia pháp lý để có thông tin chính xác nhất cho trường hợp của mình nha! Chúc bạn thuận lợi trên con đường kinh doanh spa!
ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN
Bài viết liên quan: