Mức xử phạt vi phạm kê đơn thuốc tại nhà thuốc & phòng khám

Trong bối cảnh chuyển đổi số y tế đang diễn ra mạnh mẽ, cơ chế giám sát của cơ quan quản lý nhà nước đã thay đổi hoàn toàn từ “tiền kiểm” sang “hậu kiểm” dựa trên dữ liệu số. Hiện nay, Sở Y tế và các đoàn thanh tra không cần đến trực tiếp cơ sở mới biết sai phạm; họ nắm giữ bằng chứng chi tiết từng ngày, từng giờ thông qua hệ thống dữ liệu tập trung.

Nhiều chủ cơ sở vẫn giữ tâm lý chủ quan, cho rằng nếu bị kiểm tra thì có thể “xin xỏ” hoặc chỉ bị nhắc nhở. Tuy nhiên, thực tế triển khai tại các địa phương đi đầu như Phú Thọ hay Lâm Đồng cho thấy, các đoàn kiểm tra đã áp dụng chế tài xử phạt nghiêm khắc ngay từ lần đầu vi phạm.

Mức xử phạt vi phạm hành chính đối với Phòng khám & Nhà thuốc

Căn cứ theo Nghị định 117/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực y tế, các mức phạt tiền hiện nay không còn ở mức tượng trưng mà rất cao, đánh trực tiếp vào bài toán kinh tế của cơ sở.

Mức phạt đối với Cơ sở bán lẻ thuốc (Nhà thuốc/Quầy thuốc)

Đối với các nhà thuốc, quầy thuốc, lỗi vi phạm phổ biến nhất và bị xử lý nặng nhất hiện nay liên quan đến quy chế bán thuốc kê đơn.

• Theo quy định tại Điểm đ Khoản 4 Điều 59, mức phạt hiện tại cho hành vi bán thuốc kê đơn mà không có đơn thuốc là 10.000.000 VNĐ (Mười triệu đồng) ngay lần vi phạm đầu tiên.
• Đoàn kiểm tra có thể đóng vai người mua thuốc thông thường (ví dụ: mua thuốc ho, viêm họng) để ghi nhận hành vi bán thuốc thu tiền mà không hỏi đơn, sau đó lập biên bản phạt ngay tại chỗ. Ngoài ra, họ có thể tra cứu mã đơn thuốc điện tử của các bệnh viện lớn đã bán hết nhưng nhà thuốc vẫn tiếp tục bán để xử phạt.
• Case Study: Tại tỉnh Lâm Đồng, một chuỗi nhà thuốc lớn đã bị đoàn thanh tra kiểm tra đồng loạt 10 cơ sở bán lẻ. Kết quả, cả 10 cơ sở đều bị lập biên bản xử phạt với mức 10 triệu đồng/cơ sở ngay trong một ngày. Điều này cho thấy các chuỗi nhà thuốc lớn cũng không nằm ngoài “tầm ngắm” và không được hưởng ngoại lệ.

Mức xử phạt đối với Cơ sở khám chữa bệnh (Phòng khám)

Khác với nhà thuốc thường bị phạt lỗi đơn lẻ, các phòng khám tư nhân thường đối mặt với nguy cơ bị phạt “combo” nhiều lỗi cùng lúc, dẫn đến tổng số tiền phạt rất lớn. Áp dụng theo Điểm đ Khoản 1 Điều 40 Nghị định 117/2020/NĐ-CP đối với các hành vi không thực hiện đúng quy chế hoạt động.

“Combo” 3 lỗi thường gặp: Thực tế thanh tra tại tỉnh Phú Thọ cho thấy, khi kiểm tra một cơ sở, đoàn thanh tra đã xử phạt tổng hợp 3 lỗi sau:

1. Không thực hiện chế độ báo cáo về hoạt động khám chữa bệnh theo quy định.
2. Kê đơn thuốc không đúng quy định (kê tay, sai mẫu…).
3. Không kê đơn thuốc điện tử, không liên thông đơn thuốc lên hệ thống Quốc gia.

Với mỗi lỗi vi phạm trên, mức phạt áp dụng là 3.000.000 VNĐ. Như vậy, tổng số tiền phạt mà phòng khám phải nộp là 9.000.000 VNĐ (Chín triệu đồng).

Lưu ý: Cơ quan quản lý hiện nay giám sát thông qua hệ thống “vòng tròn dữ liệu” trên phần mềm quản lý quốc gia. Họ biết chính xác trong tháng qua bác sĩ có kê đơn hay không, số lượng bao nhiêu. Nếu số liệu báo cáo bằng 0 hoặc quá ít so với thực tế bệnh nhân, đây chính là bằng chứng không thể chối cãi để tiến hành xử phạt mà cơ sở không thể trì hoãn hay xin xỏ

Các hành vi vi phạm phổ biến bị “soi” kỹ nhất hiện nay

Dựa trên thực tế thanh tra và dữ liệu giám sát từ hệ thống Đơn thuốc Quốc gia, cơ quan chức năng đang tập trung xử lý các nhóm hành vi vi phạm dưới đây.

Vi phạm về Quy chế kê đơn và Liên thông dữ liệu (Tại Phòng khám)

Đây là nhóm lỗi thường gặp nhất tại các phòng khám tư nhân do thói quen làm việc cũ chưa kịp thay đổi.

• Kê đơn không đúng hình thức: Nhiều phòng khám vẫn duy trì việc kê đơn thuốc bằng tay, hoặc kê đơn trên phần mềm Microsoft Word, Excel, ghi chép trong sổ y bạ. Điều này dẫn đến việc không xác minh được tính hiện thực của đơn thuốc và người kê đơn có đủ thẩm quyền hay không.
• Không liên thông dữ liệu tức thời: Một số cơ sở có tâm lý “gom đơn” để cuối ngày mới đẩy lên hệ thống một lần. Tuy nhiên, quy định bắt buộc phải kê đơn và liên thông ngay khi kết thúc quá trình thăm khám để người bệnh có thể mua thuốc ngay lập tức.
• Giả mạo thông tin kê đơn: Tự tạo đơn thuốc trên máy tính, tự ký tên bác sĩ không có thực hoặc không đủ thẩm quyền để hợp thức hóa việc mua thuốc.

Vi phạm về Bán thuốc và Quản lý kho (Tại Nhà thuốc/Quầy thuốc)

Đối với cơ sở bán lẻ, các vi phạm thường liên quan đến việc buông lỏng quản lý đầu ra và đầu vào của thuốc kê đơn.

• Bán thuốc kê đơn không có đơn: Đây là lỗi vi phạm nghiêm trọng nhất (phạt 10 triệu đồng). Nhiều dược sĩ vẫn bán thuốc kháng sinh, thuốc đặc trị khi người mua không xuất trình mã đơn thuốc hợp lệ.
• Bán đơn thuốc đã hết hạn: Tiếp tục bán thuốc cho các đơn thuốc đã quá hạn sử dụng (quá 5 ngày hoặc quá thời gian đợt điều trị). Thậm chí có trường hợp đơn đã kê từ 1 năm, 2 năm hoặc 5 năm trước vẫn được chấp nhận bán.
• Tái bán đơn thuốc nhiều lần: Người bệnh sử dụng một đơn thuốc để mua tại nhiều nhà thuốc khác nhau mà hệ thống không cảnh báo hoặc dược sĩ cố tình bán dù hệ thống báo đơn đã bán hết.
• Không cập nhật dữ liệu bán hàng: Không thực hiện kết nối, không gửi báo cáo số lượng đã bán về hệ thống Đơn thuốc Quốc gia, dẫn đến việc kho dữ liệu không ghi nhận được trạng thái của đơn thuốc (đã bán một phần hay toàn phần).

Vi phạm về Quảng cáo & Thương mại điện tử (Trên môi trường Online)

Trong xu hướng kinh doanh online, nhiều nhà thuốc đang mắc phải những sai phạm nghiêm trọng về nền tảng và ngôn từ quảng cáo.

• Kinh doanh trên nền tảng chưa cấp phép: Bán thuốc trên các sàn thương mại điện tử thông thường như Lazada, Shopee hoặc trên mạng xã hội Facebook, Zalo. Đặc biệt, hành vi livestream bán thuốc trên Facebook là hoàn toàn bị cấm.
• Sử dụng đơn vị vận chuyển tự phát: Tự đóng gói thuốc và giao cho “xe ôm đầu ngõ” hoặc các cá nhân không có chức năng bưu chính đi giao hàng. Quy định bắt buộc phải sử dụng các đơn vị vận chuyển có giấy phép (như Grab, Ahamove, Be…).
• Quảng cáo sai sự thật: Sử dụng các từ ngữ thổi phồng công dụng như “thải độc gan trị ung thư” , hoặc các từ ngữ khẳng định tuyệt đối bị cấm như “tốt nhất Việt Nam“, “rẻ nhất Thành phố“.
• Thiếu minh bạch thông tin: Website bán thuốc (nếu có) không công khai giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược, không phân khu thuốc kê đơn/không kê đơn rõ ràng như thực tế tại nhà thuốc.

Tại sao không thể “xin xỏ” đoàn kiểm tra?

Trong quá khứ, công tác thanh tra, kiểm tra thường được thực hiện thủ công, và đôi khi các cơ sở có thể đưa ra các lý do như “bận quá“, “quên ghi chép” để mong được nhắc nhở hoặc giảm nhẹ. Tuy nhiên, trong kỷ nguyên chuyển đổi số y tế hiện nay, mọi hoạt động đều để lại “dấu chân số“.

Hệ thống giám sát “Vòng tròn dữ liệu” của Bộ Y tế

Hiện nay, hệ thống Đơn thuốc Quốc gia hoạt động như một “camera giám sát” khổng lồ với dữ liệu được cập nhật từng giây, từng phút.

• Cấu trúc giám sát đa tầng: Trên giao diện quản lý của Bộ và Sở Y tế, mỗi tỉnh thành, mỗi phường xã và mỗi cơ sở khám chữa bệnh được hiển thị dưới dạng các “vòng tròn” dữ liệu. Tài khoản quản lý cấp Sở có thể nhìn thấy chi tiết tình hình của tất cả các phường xã trực thuộc.
• Truy xuất chi tiết từng cơ sở: Khi đi sâu vào dữ liệu của một phường, hệ thống sẽ hiển thị các vòng tròn tương ứng với từng cơ sở y tế trên địa bàn. Cơ quan quản lý chỉ cần nhìn vào đây là biết ngay phòng khám hay nhà thuốc đó có hoạt động hay không:
  • Bác sĩ đã kê đơn nào chưa?.
  • Trong ngày, trong tuần, hay trong tháng này bác sĩ kê mấy đơn?.
  • Thông tin chi tiết về người hành nghề (email, số điện thoại, chứng chỉ hành nghề, nơi làm việc) đều hiển thị minh bạch.

Cơ chế “Hậu kiểm” và sự bất lực của các lý do trì hoãn

Sự thay đổi lớn nhất trong công tác thanh tra hiện nay là đoàn kiểm tra đã có bằng chứng trước khi đến cơ sở.

• Bằng chứng không thể chối cãi: Nếu một phòng khám mỗi ngày tiếp nhận 40-50 bệnh nhân nhưng dữ liệu trên hệ thống báo về là cả tháng chỉ kê có 3 đơn thuốc điện tử, thì sai phạm đã rõ ràng. Khi đoàn kiểm tra đưa ra bằng chứng số liệu này, chủ cơ sở không thể chối cãi.
• Vô hiệu hóa các lý do “câu giờ”: Trước đây, chủ cơ sở có thể viện lý do “Bác bận quá chưa kịp làm“, “để chiều làm“, hay “đang liên hệ mua phần mềm” để trì hoãn. Tuy nhiên, hiện nay các lý do này đều vô hiệu vì:
  • Phần mềm đã được Sở Y tế chỉ đạo tặng miễn phí (như MedComm), không cần mua.
  • Thao tác kê đơn trên phần mềm rất nhanh, chỉ cần ấn Enter là đơn thuốc đi ngay trong 0,03 giây, nhanh hơn nhiều so với viết tay hay nhập liệu thủ công.
  • Dữ liệu lịch sử đã chứng minh việc không tuân thủ kéo dài trong nhiều ngày/tháng.

Sự giám sát chéo giữa các cấp quản lý

Một lý do khác khiến việc “xin xỏ” tại địa phương không còn tác dụng là do cơ chế giám sát liên thông từ Trung ương xuống địa phương.

• Không thể “bao che”: Ngay cả khi đoàn kiểm tra cấp Phường/Xã muốn nể nang hay tạo điều kiện cho cơ sở, họ cũng không thể làm được. Lý do là dữ liệu sai phạm (ví dụ: không kê đơn) cũng đồng thời hiển thị trên màn hình quản lý của Sở Y tế và Bộ Y tế.
• Chế tài từ trên xuống: Nếu cấp Phường không xử phạt, Sở Y tế sẽ trực tiếp xuống xử phạt hoặc chỉ đạo xử lý. Nếu Sở không làm, Bộ Y tế cũng sẽ nắm được thông qua hệ thống theo dõi toàn quốc.

Do đó, thay vì tìm cách đối phó hay hy vọng vào sự linh động của đoàn kiểm tra, con đường duy nhất để các cơ sở y tế tồn tại và phát triển là “tâm phục khẩu phục” và thực hiện đúng quy định ngay từ bây giờ.

Rủi ro xử phạt về Thuế đối với Hộ kinh doanh Y Dược

Bên cạnh các chế tài chuyên môn từ Sở Y tế, công cuộc chuyển đổi số hiện nay còn mang đến một thách thức lớn khác cho các nhà thuốc và phòng khám: sự giám sát chặt chẽ từ Cơ quan Thuế.

Rủi ro từ sự chênh lệch giữa Doanh thu báo cáo và Dòng tiền thực tế

Một thói quen rất phổ biến và nguy hiểm của các chủ cơ sở là sử dụng tài khoản ngân hàng cá nhân để giao dịch cho mọi hoạt động kinh doanh.

• Cơ quan Thuế có thẩm quyền kiểm tra tài khoản ngân hàng để đối chiếu doanh thu mà không cần sự đồng ý trước của chủ tài khoản nếu phát hiện dấu hiệu bất thường.
• Một phòng khám thực hiện báo cáo doanh thu hàng năm ở mức dưới 200 triệu đồng để hưởng mức thuế khoán thấp. Tuy nhiên, khi cơ quan thuế kiểm tra tài khoản cá nhân của chủ phòng khám, họ phát hiện dòng tiền luân chuyển lên tới hơn 2 tỷ đồng.
• Khi sự chênh lệch này bị phát hiện (200 triệu báo cáo so với 2 tỷ thực tế), cơ quan Thuế sẽ đặt dấu hỏi lớn về hành vi trốn thuế. Chủ cơ sở sẽ phải đối mặt với các khoản truy thu thuế, phạt vi phạm hành chính về thuế và thậm chí là trách nhiệm hình sự nếu số tiền trốn thuế lớn.

Rắc rối khi giải trình dòng tiền hỗn hợp

Việc sử dụng chung một tài khoản dẫn đến tình trạng “lẫn lộn” giữa tiền kinh doanh và tiền cá nhân, gây khó khăn cực độ khi bị thanh tra.

• Dòng tiền “không thể giải thích”: Trong tài khoản cá nhân thường chứa nhiều khoản tiền không liên quan đến bán thuốc hay khám bệnh, ví dụ: tiền bán đất đai của ông bà cha mẹ, tiền bán xe, hay tiền người khác trả nợ sau nhiều năm.
• Gánh nặng giải trình: Khi bị kiểm tra, chủ cơ sở sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức để đi lại, chứng minh nguồn gốc của từng khoản tiền này (đâu là tiền bán đất, đâu là tiền khám bệnh). Cơ quan thuế quản lý hàng ngàn hộ kinh doanh, họ sẽ làm việc theo nguyên tắc và bằng chứng, nếu không chứng minh được, toàn bộ dòng tiền đó có thể bị quy là doanh thu chịu thuế.

Giải pháp tách bạch tài chính để “An toàn”

Để tránh những phiền phức không đáng có và đảm bảo an toàn cho tài sản cá nhân, các chuyên gia khuyến cáo chủ cơ sở cần thực hiện ngay các bước sau:

• Tách riêng tài khoản kinh doanh: Ngay lập tức mở một tài khoản ngân hàng (tốt nhất là tài khoản hộ kinh doanh) dành riêng cho các hoạt động của nhà thuốc/phòng khám. Mọi khoản thu từ bán thuốc, khám bệnh chỉ đi qua tài khoản này.
• uyệt đối không để các khoản thu chi cá nhân (sinh hoạt phí, mua bán tài sản riêng) đi vào tài khoản kinh doanh. Điều này giúp số liệu doanh thu luôn khớp với báo cáo, dễ dàng giải trình khi có thanh tra.
• Sử dụng các phần mềm quản lý (như MedComm) có tích hợp sẵn tính năng tạo mã QR code động thanh toán và liên thông hóa đơn điện tử trực tiếp đến cơ quan Thuế. Thậm chí, một số đơn vị cung cấp phần mềm còn hỗ trợ kết nối với ngân hàng để mở tài khoản hộ kinh doanh ngay tại nhà, giúp chuẩn hóa quy trình tài chính.

Giải pháp phòng tránh xử phạt: Lộ trình chuyển đổi số bắt buộc

Trước áp lực kiểm tra, giám sát chặt chẽ thông qua “bằng chứng số” của cơ quan quản lý, các biện pháp đối phó tạm thời hay tâm lý “chờ xem sao” không còn là giải pháp an toàn.

Tuân thủ tuyệt đối các mốc thời gian 2025 – 2026

Việc nắm rõ và chạy đua với thời gian để hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật là ưu tiên hàng đầu lúc này. Các chủ cơ sở cần ghi nhớ hai mốc thời gian “tử huyệt” sau để không bị rơi vào nhóm chậm trễ và bị thanh tra:

• Trước ngày 01/10/2025: Đây là thời hạn chót dành cho các Bệnh viện (hạng 3 trở lên) và toàn bộ Cơ sở bán lẻ thuốc (Nhà thuốc, Quầy thuốc). Tại thời điểm này, nhà thuốc phải đảm bảo hệ thống phần mềm đã kết nối liên thông và chỉ thực hiện bán thuốc khi có mã đơn thuốc điện tử hợp lệ.
• Trước ngày 01/01/2026: Đây là hạn chót dành cho các Phòng khám đa khoa, chuyên khoa và các cơ sở khám chữa bệnh tư nhân khác. Đến mốc này, 100% đơn thuốc phát sinh phải là đơn điện tử được gửi về kho dữ liệu của Bộ Y tế.

Hiện tại, chúng ta đã trễ nhịp so với một số mốc thời gian ban đầu, do đó các cơ sở cần khẩn trương hành động ngay, không thể trì hoãn thêm.

Ứng dụng công nghệ để hợp thức hóa quy trình

Để việc tuân thủ không trở thành gánh nặng vận hành, các chủ cơ sở nên tận dụng tối đa các công cụ công nghệ và chính sách hỗ trợ từ Sở Y tế:

• Đăng ký mã định danh ngay lập tức: Truy cập trang donthuocquocgia.vn để thực hiện thủ tục xin cấp mã cơ sở và mã người hành nghề. Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất để có “giấy thông hành” trên môi trường số.
• Sử dụng phần mềm đạt chuẩn và miễn phí: Thay vì lo lắng về chi phí đầu tư, các cơ sở nên đăng ký nhận hỗ trợ từ các đơn vị được Sở Y tế chỉ định. Cụ thể, công ty MedComm đang triển khai chương trình tặng miễn phí phần mềm quản lý phòng khám và nhà thuốc trong vòng 01 năm.
  • Phần mềm này giúp bác sĩ kê đơn và đẩy dữ liệu lên hệ thống chỉ trong 0,03 giây, loại bỏ hoàn toàn thao tác thủ công rườm rà.
  • Hỗ trợ liên thông dữ liệu thuế và hóa đơn điện tử tự động, giúp giải quyết luôn bài toán quản trị tài chính cho hộ kinh doanh.

Việc áp dụng kê đơn thuốc điện tử và bán thuốc theo đơn không chỉ đơn thuần là một thủ tục hành chính mới, mà là một cuộc cách mạng minh bạch hóa toàn diện của ngành Y tế Việt Nam. Đối với các chủ Phòng khám và Nhà thuốc, thông điệp từ cơ quan quản lý đã rất rõ ràng: Thời kỳ “xin cho”, “làm cho có” đã chấm dứt; thay vào đó là kỷ nguyên giám sát chặt chẽ bằng dữ liệu số.

Chuyển đổi số ngay hôm nay là cách duy nhất để bạn bảo vệ uy tín, tài chính và sự phát triển bền vững của cơ sở y tế trong giai đoạn 2025 – 2026.