Chiến lược Quản trị & Kinh doanh Nhà thuốc/Phòng khám: Từ rủi ro Pháp lý đến Bứt phá Doanh thu 4.0

Kỷ nguyên kinh doanh “ẩn mình” bằng sổ sách tay và giao dịch tiền mặt tại các Nhà thuốc, Phòng khám tư nhân đã chính thức khép lại. Với sự triển khai đồng bộ của Đề án 06 và Hệ thống Đơn thuốc Quốc gia, dữ liệu y tế hiện nay đã được liên thông trực tiếp với cơ sở dữ liệu của Cơ quan Thuế. Điều này đồng nghĩa với việc mọi hoạt động kê đơn, bán thuốc và dòng tiền doanh thu của cơ sở đều để lại “dấu chân số” minh bạch.

“Tử huyệt” Tài chính: Quản trị Thuế & Dòng tiền cho Hộ kinh doanh Y Dược

Trong các buổi tập huấn gần đây, vấn đề khiến nhiều chủ Nhà thuốc và Phòng khám lo lắng nhất không chỉ là chuyên môn, mà là Rủi ro về Thuế. Thói quen sử dụng tài khoản ngân hàng cá nhân để giao dịch kinh doanh đang trở thành “tử huyệt” khiến nhiều hộ kinh doanh đối mặt với nguy cơ bị truy thu số tiền khổng lồ.

Rủi ro khi dùng chung Tài khoản cá nhân và Kinh doanh

Đa số các Nhà thuốc, Phòng khám tư nhân hoạt động dưới hình thức Hộ kinh doanh cá thể. Trước đây, việc nộp thuế thường dựa trên mức thuế khoán (doanh thu ấn định hàng năm). Tuy nhiên, Luật Quản lý Thuế số 38/2019/QH14 đã trao quyền hạn rất lớn cho cơ quan thuế trong việc tra soát dòng tiền.

Dưới đây là kịch bản rủi ro điển hình mà bạn cần nhận diện:

• Một phòng khám báo cáo doanh thu để đóng thuế khoán là dưới 200 triệu đồng/năm. Tuy nhiên, khi cơ quan Thuế phối hợp với Ngân hàng rà soát tài khoản cá nhân của chủ cơ sở, họ phát hiện tổng dòng tiền ghi có (tiền vào) lên tới 2 tỷ đồng/năm.
• Khi có sự chênh lệch này, cơ quan Thuế có quyền yêu cầu giải trình nguồn gốc dòng tiền. Việc sử dụng chung một tài khoản khiến tiền khám chữa bệnh/bán thuốc bị trộn lẫn với các khoản tiền cá nhân (bán đất, người thân chuyển khoản, tiền thừa kế…).
  • Nếu không chứng minh được tách bạch đâu là tiền cá nhân, cơ quan thuế có thể quy tất cả là doanh thu kinh doanh che giấu.
• Cơ sở sẽ bị ấn định lại doanh thu, truy thu toàn bộ số thuế còn thiếu trong nhiều năm, phạt tiền chậm nộp (0.03%/ngày) và phạt hành vi trốn thuế (từ 1 đến 3 lần số thuế trốn) theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

[Xem thêm: Mức thuế suất thuế GTGT và TNCN cho ngành Y Dược 2026

Giải pháp tách bạch dòng tiền (Tuân thủ Luật Quản lý Thuế)

Để bảo vệ tài sản cá nhân và đảm bảo hoạt động kinh doanh an toàn, các chủ cơ sở cần thực hiện ngay quy trình “Chuẩn hóa tài chính” theo hướng dẫn của Thông tư 40/2021/TT-BTC:

1. Mở Tài khoản ngân hàng chuyên biệt (Business Account)

Thay vì dùng tài khoản cá nhân thông thường, hãy ra ngân hàng mở một tài khoản dành riêng cho Hộ kinh doanh.

• Tên tài khoản thường có định dạng: Hộ kinh doanh Nhà thuốc A hoặc Phòng khám B – Chủ hộ Nguyễn Văn X.
• Chỉ sử dụng tài khoản này để nhận tiền bán thuốc, tiền khám bệnh và chi trả tiền nhập hàng, điện nước cơ sở. Tuyệt đối không dùng cho chi tiêu cá nhân.

2. Đăng ký tài khoản với Cơ quan Thuế

Theo quy định, người nộp thuế phải đăng ký tài khoản ngân hàng dùng trong giao dịch kinh doanh với cơ quan thuế (Mẫu 08-MST).

• Điều này thể hiện sự minh bạch, khẳng định: “Đây là dòng tiền kinh doanh của tôi, hãy tính thuế trên tài khoản này”. Những tài khoản cá nhân khác không liên quan sẽ được an toàn hơn trước các đợt thanh tra.

3. Sử dụng Hóa đơn điện tử (E-invoice)

Áp dụng Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các cơ sở bán lẻ thuốc và cung cấp dịch vụ y tế phải xuất hóa đơn điện tử.

• Đầu vào: Nhập hàng từ các công ty Dược phải có hóa đơn đỏ (để chứng minh nguồn gốc thuốc).
• Đầu ra: Xuất hóa đơn cho khách hàng (đặc biệt quan trọng với Nhà thuốc khi bán thuốc kê đơn). Việc sử dụng các phần mềm quản lý (như MedComm, VNPT…) có tích hợp sẵn tính năng liên thông hóa đơn điện tử với Tổng cục Thuế sẽ giúp tự động hóa quy trình này, giảm thiểu sai sót.

Đừng đợi đến khi có giấy mời từ Chi cục Thuế mới bắt đầu tách tài khoản. Hãy làm ngay hôm nay để tạo ra lịch sử giao dịch sạch, minh bạch, giúp bạn an tâm tập trung vào chuyên môn y tế.

Xem thêm: Hướng dẫn đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Chiến lược Vận hành: Tuân thủ Pháp lý & Tránh phạt Oan (Nghị định 117)

Nếu như trước đây, quy trình vận hành của các cơ sở y tế tư nhân chủ yếu dựa vào sổ sách thủ công và trí nhớ của nhân viên, thì nay, Nghị định 117/2020/NĐ-CP đã đặt ra những “lằn ranh đỏ” pháp lý rất rõ ràng. Việc tiếp tục duy trì thói quen cũ không chỉ khiến quy trình trở nên lạc hậu mà còn đẩy cơ sở vào nguy cơ bị xử phạt nặng nề bất cứ lúc nào.

Quy chuẩn hóa việc Kê đơn & Bán thuốc (So sánh Cũ vs Mới)

Để tránh bị phạt oan, chủ cơ sở cần nhận diện rõ sự khác biệt giữa cách làm cũ (đang bị loại bỏ) và cách làm mới (bắt buộc thực hiện). Dưới đây là bảng đối chiếu rủi ro và giải pháp:

Xem thêm: Mức xử phạt vi phạm hành chính đối với Phòng khám & Nhà thuốc mới nhất

Ứng dụng Công nghệ để tối ưu chi phí nhân sự

Một trong những “nỗi đau” lớn nhất của các chủ cơ sở là sợ áp dụng công nghệ sẽ tốn kém và mất thời gian. Tuy nhiên, thực tế từ các giải pháp được Sở Y tế khuyến nghị lại chứng minh điều ngược lại. Công nghệ hiện đại giúp cắt giảm chi phí nhân sự nhập liệu đáng kể.

1. Tốc độ xử lý “Thần tốc” (0.03 giây)

Thay vì thuê thêm dược sĩ chỉ để ngồi nhập liệu sổ sách, các phần mềm quản lý hiện đại (như MedComm, VNPT…) cho phép đồng bộ dữ liệu gần như tức thời.

• Quy trình tự động: Khi bác sĩ ấn “Lưu đơn”, chỉ mất 0,03 giây, đơn thuốc đã có mặt trên ứng dụng của bệnh nhân (Y Tế Box) và hệ thống Quốc gia.
• Hiệu quả: Loại bỏ hoàn toàn độ trễ, giúp bệnh nhân mua được thuốc ngay lập tức mà không phải chờ đợi nhập liệu.

2. Tận dụng các Chương trình Hỗ trợ Miễn phí

Để giảm gánh nặng chi phí đầu tư ban đầu cho các hộ kinh doanh, Sở Y tế đang phối hợp với các đơn vị công nghệ triển khai các gói hỗ trợ đặc biệt.

• Chương trình tặng miễn phí 01 năm bản quyền phần mềm quản lý phòng khám/nhà thuốc (do MedComm tài trợ theo chủ trương của Hội Tin học Y tế).
• Chủ cơ sở nên chủ động liên hệ với Hội Tin học Y tế hoặc Sở Y tế địa phương để đăng ký nhận hỗ trợ này thay vì tự bỏ tiền mua các phần mềm, không đạt chuẩn kết nối.

Hệ thống “All-in-one” (Tất cả trong một)

Đừng dùng rời rạc nhiều phần mềm (1 cái để bán hàng, 1 cái để kê đơn, 1 cái để báo cáo thuế). Hãy chọn giải pháp All-in-one để quản trị tập trung:

• Tích hợp Kê đơn điện tử (chuẩn Thông tư 27).
• Tích hợp Bán hàng & Quản lý kho (chuẩn GPP).
• Tích hợp Hóa đơn điện tử & Thuế (chuẩn Nghị định 123).

Đầu tư vào công nghệ không phải là chi phí, mà là khoản đầu tư để mua sự “An toàn pháp lý” và “Tự động hóa”. Khi máy móc làm thay con người những việc lặp lại, bạn sẽ có thời gian để tập trung vào chuyên môn và chăm sóc bệnh nhân tốt hơn.

Xem thêm: Top 5 Phần mềm quản lý nhà thuốc liên thông Dược Quốc gia tốt nhất

Chiến lược Kinh doanh Online: Cơ hội & Những điều Cấm kỵ

Trong bối cảnh người tiêu dùng ngày càng quen với việc mua sắm trực tuyến, việc mở rộng kênh bán hàng Online (O2O – Offline to Online) là hướng đi tất yếu để Nhà thuốc gia tăng doanh thu. Tuy nhiên, Kinh doanh Dược là ngành nghề kinh doanh có điều kiện đặc biệt. Không giống như bán quần áo hay đồ gia dụng, việc bán thuốc trên mạng chịu sự kiểm soát cực kỳ khắt khe của Bộ Y tế và Bộ Công Thương.

Những điều CẤM TUYỆT ĐỐI khi bán thuốc Online

Dựa trên thực tế thanh tra và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Dược, có 3 hành vi mà các chủ Nhà thuốc/Phòng khám thường mắc phải và cần chấm dứt ngay lập tức:

1. Cấm Livestream bán thuốc

Mặc dù Livestream là xu hướng bán hàng bùng nổ trên Facebook/TikTok, nhưng đối với thuốc, đây là hành vi vi phạm pháp luật.

• Lý do: Thuốc là hàng hóa đặc biệt, cần được tư vấn kỹ về liều dùng và chống chỉ định. Livestream mang tính chất đại chúng, cảm tính và chốt đơn nhanh, không đảm bảo quy trình tư vấn chuyên môn.
• Chế tài: Các video livestream bán thuốc sẽ bị các nền tảng quét và xóa, đồng thời chủ cơ sở có thể bị xử phạt vì quảng cáo thuốc sai quy định.

2. Cấm bán trên nền tảng chưa được cấp phép

• Không được tự ý bán thuốc trên các trang Facebook cá nhân, Zalo cá nhân hay các Sàn TMĐT tổng hợp (Shopee, Lazada…) nếu gian hàng đó chưa thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh dược trực tuyến với cơ quan quản lý.
• Quảng cáo sai sự thật: Tuyệt đối không sử dụng các từ ngữ khẳng định tuyệt đối hoặc gây hiểu nhầm trong các bài đăng như: “Trị dứt điểm ung thư”, “Cam kết khỏi 100%”, “Tốt nhất Việt Nam”, “Rẻ nhất thị trường”. Đây là hành vi bị cấm nghiêm ngặt trong Luật Quảng cáo.

3. Cấm giao vận tự phát (“Xe ôm đầu ngõ”)

• Quy định bảo quản thuốc (GPP) yêu cầu thuốc phải được đảm bảo chất lượng trong quá trình vận chuyển (tránh nắng, nhiệt độ cao).
• Việc thuê xe ôm tự do hoặc người không có chuyên môn đi giao thuốc là sai quy định. Nếu thuốc bị hỏng trong quá trình giao do nắng nóng, nhà thuốc hoàn toàn chịu trách nhiệm.

⚠️ Cảnh báo: Đừng vì lợi nhuận trước mắt mà biến Nhà thuốc uy tín của bạn thành “tiệm tạp hóa online”. Cơ quan chức năng hiện đang rà soát rất gắt gao các hoạt động kinh doanh dược trên mạng xã hội.

Xem thêm: Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong quảng cáo thuốc & thực phẩm chức năng

Mô hình kinh doanh Online hợp pháp (O2O – Online to Offline)

Vậy làm thế nào để bán thuốc online đúng luật? Theo Nghị định 54/2017/NĐ-CP, các cơ sở bán lẻ thuốc được phép kinh doanh trực tuyến nếu đáp ứng các điều kiện sau:

1. Bán trên Website/App Nhà thuốc chính chủ

Bạn được phép xây dựng Website hoặc Ứng dụng bán hàng riêng (Ví dụ: nhathuocanhtu.com), nhưng phải tuân thủ:

• Thông báo với Bộ Công Thương: Website phải có dấu “Đã thông báo Bộ Công Thương”.
• Công khai pháp lý: Phải hiển thị rõ ảnh chụp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược, Chứng chỉ hành nghề của Dược sĩ phụ trách, và thông tin liên hệ.
• Quy trình bán hàng: Phải có quy trình phê duyệt đơn hàng: Khách đặt -> Dược sĩ gọi điện/chat tư vấn -> Xác nhận đơn -> Giao hàng. Không được để khách tự động “Thêm vào giỏ” và thanh toán thuốc kê đơn mà không qua tư vấn.

2. Tham gia Sàn Thương mại điện tử Dược chuyên ngành

Đây là giải pháp an toàn và tiết kiệm nhất cho các nhà thuốc vừa và nhỏ. Hãy tham gia các Sàn TMĐT chuyên về Dược phẩm đã được Bộ Y tế thẩm định và cấp phép.

• Ví dụ: Các sàn kết nối bán thuốc như của hệ thống MedComm (nơi có liên thông dữ liệu chuẩn).
• Lợi ích: Các sàn này đã được thiết lập sẵn quy trình chuẩn: Tư vấn từ xa, lưu trữ lịch sử chat/ghi âm tư vấn (tối thiểu 24 tháng theo quy định) để phục vụ hậu kiểm.

3. Quy chuẩn hóa Giao vận (Logistics)

Chỉ sử dụng các đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp, có giấy phép hoạt động bưu chính hợp pháp.

• Đơn vị cho phép: GrabExpress, Ahamove, Be, Viettel Post… (Các đơn vị này có quy trình giao nhận và chịu trách nhiệm về hàng hóa).
• Đóng gói: Thuốc phải được đóng gói trong hộp kín, có xốp chống sốc/cách nhiệt (đối với thuốc cần bảo quản lạnh) và niêm phong kỹ càng trước khi giao cho shipper.

[Xem thêm: Hướng dẫn đăng ký website bán thuốc với Bộ Công Thương

Những khó khăn ban đầu về thao tác phần mềm hay thủ tục đăng ký chỉ là rào cản ngắn hạn. Khi vượt qua được giai đoạn này, bạn sẽ sở hữu một hệ thống vận hành tự động, an toàn về pháp lý và sẵn sàng mở rộng quy mô. Hãy bắt đầu hành động ngay hôm nay, vì cơ quan quản lý sẽ không chờ đợi bất kỳ ai chậm trễ.

(Nội dung bài viết được tư vấn bởi các chuyên gia quản trị y tế và cập nhật theo các văn bản pháp luật mới nhất năm 2026. Chúc quý đồng nghiệp kinh doanh an toàn và phát đạt!)