Phân biệt Thanh tra & Kiểm tra: Phòng khám cần chuẩn bị những gì?

Nhận được công văn hay thông báo kiểm tra, thanh tra từ sở y tế là một trong những áp lực lớn nhất đối với bất kỳ chủ phòng khám hay người quản lý nào. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng không chỉ giúp bạn vượt qua đợt kiểm tra một cách suôn sẻ mà còn khẳng định sự chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật của cơ sở.

Checklist A-Z: cần chuẩn bị gì khi phòng khám bị thanh tra, kiểm tra?

Để tránh bị động và lúng túng, việc hệ thống hóa và chuẩn bị sẵn sàng các hồ sơ, giấy tờ là bước đi quan trọng nhất. Dù là thanh tra đột xuất hay kiểm tra định kỳ, một bộ hồ sơ đầy đủ và minh bạch sẽ là nền tảng vững chắc nhất để bạn làm việc với đoàn kiểm tra. Dưới đây là danh mục chi tiết mà mọi phòng khám cần có.

Hồ sơ pháp lý của phòng khám

Đây là những giấy tờ cốt lõi chứng minh sự tồn tại hợp pháp của cơ sở.

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp).
• Giấy phép hoạt động khám bệnh, chữa bệnh đã được sở y tế phê duyệt.
• Toàn bộ tài liệu đã nộp cho sở y tế khi xin cấp phép lần đầu hoặc các lần thay đổi, bổ sung.
• Các giấy phép con khác (nếu có) như giấy phép quảng cáo dịch vụ khám chữa bệnh, bảng kê khai giá dịch vụ khám chữa bệnh,….

Hồ sơ chứng chỉ hành nghề của nhân sự

Yếu tố con người luôn là trọng tâm của mọi cuộc thanh, kiểm tra.

• Danh sách nhân sự đã đăng ký hành nghề tại cơ sở, khớp với danh sách đã báo cáo lên sở y tế.
• Chứng chỉ hành nghề (bản gốc) của tất cả nhân viên y tế (bác sĩ, điều dưỡng, kỹ thuật viên), đảm bảo phạm vi hoạt động chuyên môn trên chứng chỉ phù hợp với vị trí công việc thực tế.
• Hợp đồng lao động và các quyết định bổ nhiệm nhân sự liên quan.
• Hồ sơ chứng minh việc cập nhật kiến thức y khoa liên tục (CME) của các nhân viên y tế theo đúng quy định của luật khám bệnh, chữa bệnh 2023.

Hồ sơ chuyên môn & quy trình kỹ thuật

Đây là các tài liệu phản ánh trực tiếp hoạt động khám chữa bệnh hàng ngày của phòng khám.

• Sổ khám bệnh, hồ sơ bệnh án của bệnh nhân, cần đảm bảo việc ghi chép đầy đủ, rõ ràng và đúng quy chế.
• Các quy trình kỹ thuật chuyên môn đang thực hiện tại phòng khám, đã được người chịu trách nhiệm chuyên môn kỹ thuật phê duyệt và ban hành.
• Sổ theo dõi thuốc, đặc biệt là các sổ theo dõi thuốc gây nghiện, hướng thần (nếu có), và sổ theo dõi vật tư y tế tiêu hao.

Điều kiện cơ sở vật chất & trang thiết bị

Đoàn kiểm tra sẽ đối chiếu điều kiện thực tế với hồ sơ đã được cấp phép.

• Hồ sơ phòng cháy chữa cháy (PCCC), bao gồm biên bản kiểm tra định kỳ của cơ quan công an PCCC và các chứng từ bảo dưỡng trang thiết bị.
• Hợp đồng và hồ sơ xử lý rác thải y tế.
• Hồ sơ kiểm định, hiệu chuẩn các trang thiết bị y tế có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn (ví dụ: máy X-quang, nồi hấp tiệt trùng…).
• Biển hiệu của phòng khám đúng quy định, có niêm yết giá dịch vụ công khai, rõ ràng và đúng với mức giá đã đăng,…
• Bố trí và tiêu chuẩn bố trí của các phòng ban.

Phân biệt thanh tra đột xuất và kiểm tra định kỳ

Mặc dù đều là hoạt động giám sát của cơ quan nhà nước, thanh tra và kiểm tra có sự khác biệt rõ rệt về bản chất pháp lý, mục đích, và mức độ ảnh hưởng đến phòng khám. Hiểu đúng sự khác biệt này giúp ban lãnh đạo phòng khám có sự chuẩn bị và tâm thế ứng phó phù hợp nhất cho từng tình huống.

Về căn cứ pháp lý & mục đích

• Kiểm tra định kỳ:
  • Căn cứ pháp lý: Hoạt động này chủ yếu dựa trên luật khám bệnh, chữa bệnh 2023 và các văn bản hướng dẫn như nghị định 96/2023/NĐ-CP.
  • Mục đích: Nhằm đánh giá việc duy trì các điều kiện hoạt động đã được cấp phép và đánh giá chất lượng phòng khám theo các bộ tiêu chí của bộ y tế. Mục đích chính là giám sát, nhắc nhở và hướng dẫn.
• Thanh tra đột xuất:
  • Căn cứ pháp lý: Hoạt động này dựa trên luật thanh tra và các văn bản liên quan.
  • Mục đích: Nhằm phát hiện, ngăn chặn và xử lý các hành vi có dấu hiệu vi phạm pháp luật. Mục đích chính là thực thi pháp luật và xử lý vi phạm.

Về tính chất & tần suất

• Kiểm tra định kỳ:
  • Tính chất: Mang tính thường xuyên, có kế hoạch và thường được thông báo trước cho cơ sở qua công văn.
  • Tần suất: Diễn ra theo chu kỳ, thường là hàng năm hoặc theo kế hoạch đã được sở y tế phê duyệt từ đầu năm.
• Thanh tra đột xuất:
  • Tính chất: Mang tính bất thường, không báo trước hoặc báo trong thời gian rất ngắn.
  • Tần suất: Không có chu kỳ cố định. Thường được tiến hành khi có đơn thư khiếu nại, tố cáo; khi phát hiện cơ sở có dấu hiệu vi phạm rõ ràng qua các kênh thông tin; hoặc theo chỉ đạo của cấp trên trong các đợt thanh tra chuyên đề.

Về thẩm quyền & đơn vị thực hiện

• Kiểm tra định kỳ:
  • Thường do các phòng ban chức năng của sở y tế thực hiện, ví dụ như phòng nghiệp vụ y, dịch vụ y, sở y tế, chuyên gia trong lĩnh vực,….
• Thanh tra đột xuất:
  • Thường do thanh tra sở y tế chủ trì. Đoàn thanh tra có thể có sự tham gia phối hợp của các đơn vị khác tùy theo tính chất vụ việc. Thẩm quyền của đoàn thanh tra thường cao hơn.

Về hậu quả & mức độ xử phạt

• Kiểm tra định kỳ:
  • Kết quả thường là một biên bản kiểm tra, ghi nhận các điểm đã đạt và các điểm cần khắc phục. Nếu có sai sót nhỏ, đoàn sẽ yêu cầu cơ sở thực hiện các biện pháp khắc phục trong một thời hạn nhất định.
• Thanh tra đột xuất:
  • Kết quả có thể là một quyết định xử phạt vi phạm hành chính. Các hình phạt có thể rất nghiêm khắc, bao gồm phạt tiền với mức phạt cao, áp dụng các hình thức phạt bổ sung như tước quyền sử dụng giấy phép hoạt động có thời hạn (thường từ 1-24 tháng), hoặc đình chỉ hoạt động của cơ sở.

Hướng dẫn xử lý biên bản và các bước giải trình

Kết thúc một đợt thanh tra, kiểm tra việc nhận được một biên bản ghi nhận các sai sót có thể gây ra nhiều lo lắng. Tuy nhiên, đây chính là lúc phòng khám cần thể hiện sự chuyên nghiệp và thiện chí hợp tác nhất. Việc xử lý biên bản và giải trình một cách bài bản, đúng quy định là chìa khóa để giảm thiểu các hậu quả pháp lý và bảo vệ uy tín của cơ sở.

Dưới đây là quy trình 3 bước mà bạn cần thực hiện một cách cẩn trọng và hệ thống.

Bước 1: bình tĩnh tiếp nhận

Giữ được sự bình tĩnh là yếu tố tiên quyết. Thay vì phản ứng vội vàng, hãy dành thời gian để đọc và phân tích kỹ từng chi tiết trong biên bản kết luận thanh tra hoặc biên bản vi phạm hành chính.

• Xác định rõ các nội dung: đọc kỹ từng điểm vi phạm được ghi nhận. Đoàn thanh tra đã trích dẫn điều, khoản nào của văn bản pháp luật nào (ví dụ: nghị định của chính phủ về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực y tế)? Việc này giúp bạn biết chính xác mình đã vi phạm ở đâu.
• Hiểu quyền của bạn khi ký biên bản: việc ký vào biên bản xác nhận sự có mặt của bạn và ghi nhận các nội dung mà đoàn đã làm việc.

Bước 2: thực hiện các biện pháp khắc phục và báo cáo kết quả

Đừng chờ đến khi có quyết định xử phạt. Hành động khắc phục ngay lập tức thể hiện thái độ cầu thị và hợp tác của phòng khám, và đây có thể được xem là một tình tiết giảm nhẹ quan trọng.

• Khắc phục ngay các sai sót: đối với những lỗi có thể sửa chữa ngay (ví dụ: bổ sung biển hiệu, sắp xếp lại khu vực chưa đúng quy định, hoàn thiện sổ sách…), hãy thực hiện ngay lập tức.
• Lập kế hoạch khắc phục cho các lỗi lớn: đối với những vấn đề cần thời gian, hãy lập một kế hoạch chi tiết với lộ trình và thời gian hoàn thành rõ ràng.
• Lập văn bản báo cáo kết quả: chủ động lập một văn bản báo cáo về các hành động đã và đang khắc phục, sau đó gửi kèm với văn bản giải trình. Điều này cho thấy bạn nghiêm túc trong việc tuân thủ pháp luật và có trách nhiệm với hoạt động của mình.

Xây dựng hệ thống tuân thủ chủ động cho phòng khám

Vượt qua một đợt thanh tra, kiểm tra chỉ là giải quyết phần ngọn. Gốc rễ của một phòng khám vững mạnh nằm ở việc xây dựng một hệ thống tuân thủ chủ động, đúng theo triết lý “phòng bệnh hơn chữa bệnh“. Một hệ thống tốt không chỉ giúp bạn luôn sẵn sàng cho mọi cuộc kiểm tra, mà còn là nền tảng cho sự phát triển bền vững và xây dựng lòng tin tuyệt đối với bệnh nhân.

Xây dựng quy trình và tổ chức các buổi tự kiểm tra (self-audit) định kỳ

Đừng chờ đợi cơ quan nhà nước đến kiểm tra rồi mới bắt đầu rà soát. Hãy biến việc kiểm tra tuân thủ thành một hoạt động nội bộ thường xuyên.

• Sử dụng checklist làm công cụ: hãy biến checklist chi tiết ở phần trên thành một công cụ làm việc định kỳ. Mỗi quý hoặc mỗi sáu tháng, ban quản lý nên dành ra một buổi để tự kiểm tra chéo toàn bộ các hạng mục từ hồ sơ pháp lý, nhân sự cho đến cơ sở vật chất.
• Phân công trách nhiệm rõ ràng: cần có một cá nhân hoặc bộ phận chịu trách nhiệm chính trong việc giám sát tuân thủ. Người này sẽ đảm bảo các quy trình được thực hiện và các buổi tự kiểm tra được tiến hành đúng lịch.
• Lập biên bản và theo dõi khắc phục: mỗi lần tự kiểm tra cần có biên bản ghi nhận lại các điểm chưa phù hợp. Việc phát hiện sớm và tự khắc phục các sai sót nhỏ sẽ giúp ngăn chúng trở thành các vi phạm lớn trong mắt đoàn thanh tra sau này.

Tầm quan trọng của việc có một đối tác tư vấn pháp lý chuyên nghiệp

Pháp luật y tế luôn có những điều khoản phức tạp và cần diễn giải một cách chính xác. Thay vì tự mình dò dẫm và đối mặt với rủi ro, việc có một đối tác tư vấn pháp lý chuyên sâu về y tế sẽ mang lại lợi ích to lớn.

Họ không chỉ là người “chữa cháy” khi có sự cố, mà còn là một “hoa tiêu” giúp bạn:

• Định hướng con đường phát triển: tư vấn các mô hình hoạt động, thủ tục pháp lý phù hợp với chiến lược kinh doanh.
• Cập nhật và diễn giải luật: thông báo và phân tích những ảnh hưởng của các quy định mới đến hoạt động của phòng khám.
• Rà soát và cảnh báo rủi ro: thực hiện các cuộc đánh giá khách quan từ góc nhìn của bên thứ ba, giúp bạn nhìn thấy các rủi ro pháp lý tiềm ẩn trước khi chúng xảy ra.

Chi phí cho việc tư vấn phòng ngừa luôn nhỏ hơn rất nhiều so với thiệt hại từ một quyết định xử phạt và ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu mà bạn đã dày công xây dựng.