Hồ sơ bổ sung nhân sự nhà thuốc GPP theo Thông tư số 31/2025/TT-BYT

Một bộ hồ sơ nhân sự thiếu sót không chỉ gây gián đoạn hoạt động mà còn tiềm ẩn rủi ro pháp lý, đặc biệt là các khoản phạt hành chính và ảnh hưởng trực tiếp đến việc duy trì chứng nhận “Thực hành tốt nhà thuốc” (GPP) trong các đợt thanh tra, kiểm tra định kỳ của Sở Y tế.

Hiểu rõ những thách thức đó, bài viết này sẽ là kim chỉ nam toàn diện, cung cấp cho bạn một checklist đầy đủ và chi tiết nhất về hồ sơ bổ sung nhân sự nhà thuốc theo các quy định pháp luật mới nhất.

Hồ sơ, thủ tục bổ sung nhân sự nhà thuốc GPP

Đối với việc bổ sung nhân sự có Chứng chỉ hành nghề dược tại nhà thuốc GPP (không phải là Người chịu trách nhiệm chuyên môn) chỉ cần thực hiện thủ tục thông báo thay đổi nhân sự đến Sở Y tế.

Thành phần hồ sơ:

• Danh sách người có Chứng chỉ hành nghề dược đang hành nghề dược tại cơ sở theo Mẫu số 02 tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư số 31/2025/TT-BYT

Nội dung chính cần có trong văn bản (theo Mẫu số 02)

• Thông tin cơ sở: Tên nhà thuốc, địa chỉ, số Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược.
• Họ và tên người hành nghề.
• Phạm vi hoạt động chuyên môn.
• Số Chứng chỉ hành nghề, ngày cấp và nơi cấp.
• Thời gian bắt đầu hành nghề tại cơ sở.
• Vị trí chuyên môn đảm nhận.
• Danh sách nhân sự không còn làm việc (nếu có)

Thời hạn và nơi nộp:

• Hồ sơ phải được gửi đến Sở Y tế nơi nhà thuốc hoạt động trong thời hạn 15 ngày kể từ khi có sự thay đổi về nhân sự

Sau khi tiếp nhận thông báo, Sở Y tế sẽ có trách nhiệm công khai danh sách nhân sự hành nghề dược của cơ sở bạn trên Trang thông tin điện tử của Sở trong vòng 05 ngày làm việc.

Tải : mẫu đơn bổ sung nhân sự nhà thuốc GPP

Khi nào nộp hồ sơ bổ sung nhân sự nhà thuốc 

Thủ tục “Thông báo bổ sung/thay đổi nhân sự khác có Chứng chỉ hành nghề dược hành nghề tại nhà thuốc” được sử dụng trong các tình huống sau đây tại nhà thuốc:

• Khi tuyển dụng, bổ sung một nhân sự mới có Chứng chỉ hành nghề dược (ví dụ: một dược sĩ đại học hoặc dược sĩ trung cấp khác) vào làm việc tại nhà thuốc
• Khi một nhân sự cũ có Chứng chỉ hành nghề dược chấm dứt hợp đồng lao động, nghỉ việc tại nhà thuốc

Về bản chất, thủ tục này được áp dụng bất cứ khi nào có “sự thay đổi về người được cấp Chứng chỉ hành nghề dược đang hành nghề dược tại cơ sở”

Lưu ý quan trọng:

Thủ tục thông báo này KHÔNG áp dụng cho trường hợp thay đổi Người chịu trách nhiệm chuyên môn về dược của nhà thuốc. Khi thay đổi vị trí chủ chốt này, nhà thuốc phải thực hiện thủ tục “Điều chỉnh Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược”.

Ai thực hiện thủ tục bổ sung nhân sự nhà thuốc

Theo quy định, trách nhiệm thông báo danh sách người có Chứng chỉ hành nghề dược đang hành nghề tại cơ sở thuộc về cơ sở kinh doanh dược đó.

Cụ thể, các tài liệu được cung cấp quy định như sau:

• Đối với cơ sở kinh doanh dược thông thường: Cơ sở kinh doanh dược có trách nhiệm gửi thông báo danh sách những người có Chứng chỉ hành nghề dược đang hành nghề tại cơ sở của mình đến cơ quan có thẩm quyền.
• Đối với nhà thuốc thuộc chuỗi nhà thuốc: Trách nhiệm này thuộc về cơ sở tổ chức chuỗi nhà thuốc. Cơ sở này sẽ gửi thông báo danh sách người có Chứng chỉ hành nghề dược đang làm việc tại các nhà thuốc thuộc chuỗi của mình.

Quy định thời gian đăng ký bổ sung nhân sự nhà thuốc

Theo quy định, thời hạn để nhà thuốc thực hiện thủ tục thông báo (đăng ký) bổ sung nhân viên có Chứng chỉ hành nghề dược là trong vòng 15 ngày

Thời gian này được tính kể từ ngày có sự thay đổi về người có Chứng chỉ hành nghề dược đang hành nghề tại cơ sở (ví dụ: ngày nhân viên mới bắt đầu làm việc hoặc ngày nhân viên cũ nghỉ việc)

Tại sao phải làm thủ tục bổ sung nhân sự nhà thuốc

Việc phải thực hiện thủ tục thông báo khi bổ sung hoặc thay đổi nhân sự có Chứng chỉ hành nghề dược tại nhà thuốc là một yêu cầu pháp lý bắt buộc. Mục đích của quy định này là để đảm bảo các yếu tố quan trọng sau:

• Cơ quan quản lý nhà nước, cụ thể là Sở Y tế, cần có thông tin chính xác và cập nhật về tất cả các nhân sự có chuyên môn đang hành nghề tại mỗi nhà thuốc. Dữ liệu này là cơ sở để thực hiện việc giám sát, thanh tra, kiểm tra và quản lý hoạt động dược trên địa bàn, đảm bảo rằng chỉ những người có đủ điều kiện pháp lý mới được tham gia vào hoạt động bán lẻ thuốc.
• Quy định yêu cầu Sở Y tế phải công khai danh sách nhân sự hành nghề của các nhà thuốc trên Cổng thông tin điện tử của mình. Điều này giúp người dân có thể tra cứu và xác minh thông tin về dược sĩ đang tư vấn và bán thuốc cho mình, qua đó tăng cường sự minh bạch và bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng
• Một trong những điều kiện tiên quyết để nhà thuốc hoạt động là phải có đủ nhân sự đáp ứng các tiêu chuẩn chuyên môn. Việc thông báo và cập nhật liên tục khi có thay đổi nhân sự là cách để nhà thuốc chứng minh với cơ quan quản lý rằng mình luôn duy trì và tuân thủ điều kiện kinh doanh đã được cấp phép

Qua bài viết này, hy vọng bạn đã có được một cái nhìn tổng quan và một quy trình rõ ràng để tự tin thực hiện các thủ tục nhân sự. Hãy nhớ rằng, một bộ hồ sơ được chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức và tránh được những rủi ro không đáng có trong tương lai.

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào khác trong quá trình thực hiện, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới. Chúng tôi luôn sẵn lòng hỗ trợ!