Đầu tư vào việc thiết kế và thi công một phòng khám là một trong những quyết định tài chính quan trọng nhất, đặt nền móng cho sự thành công và uy tín của cơ sở trong nhiều năm tới. Hầu hết các chủ đầu tư đều tập trung vào việc tìm kiếm một đối tác thi công chuyên nghiệp để đảm bảo chất lượng và thẩm mỹ cho công trình. Tuy nhiên, có một “điểm mù” pháp lý quan trọng mà nhiều người bỏ qua, có thể biến khoản đầu tư tâm huyết thành một rủi ro tốn kém.

Tiêu chuẩn xây dựng phòng khám đúng chuẩn sở y tế

Tiêu chuẩn của một nhà thầu xây dựng là tạo ra một công trình đẹp về thẩm mỹ, vững chắc về kết cấu và đúng với bản vẽ thiết kế đã được ký duyệt. Trong khi đó, tiêu chuẩn thiết kế phòng khám lại dựa trên một hệ quy chiếu hoàn toàn khác: sự tuân thủ các quy chuẩn y tế chuyên ngành, luật khám chữa bệnh mới nhất nhằm đảm bảo an toàn tuyệt đối cho bệnh nhân và nhân viên y tế.

Chính sự khác biệt trong hệ quy chiếu này là nguyên nhân khiến nhiều phòng khám dù đã hoàn thiện nhưng vẫn không đủ điều kiện để được cấp giấy phép hoạt động.

Điều quan trọng cần phải nhấn mạnh là đây không phải lỗi của nhà thầu thi công. Vai trò của họ là các chuyên gia về kết cấu, vật liệu và quy trình xây dựng. Họ không được đào tạo và không có nghĩa vụ phải am hiểu hàng trăm trang tài liệu về tiêu chuẩn kiểm soát nhiễm khuẩn hay các quy định của bộ y tế, sở y tế.

Chính điều này đã tạo ra một “khoảng trống chuyên môn“: nhà thầu bàn giao một công trình hoàn hảo về mặt xây dựng, nhưng chủ đầu tư lại là người phải gánh chịu toàn bộ rủi ro khi công trình đó không đáp ứng được các tiêu chí thẩm định.

Vậy làm thế nào để lấp đầy khoảng trống này và đảm bảo dự án của bạn đi đến thành công? Câu trả lời nằm ở việc nhận diện các yêu cầu đặc thù và xây dựng một hành lang pháp lý vững chắc ngay từ đầu.

Pháp lý nên được xem xét từ giai đoạn nào?

Không nên chờ đến khi công trình hoàn thiện mới bắt đầu rà lại điều kiện pháp lý.

• Luật Khám bệnh, chữa bệnh số 15/2023/QH15 là nền tảng pháp lý chung hiện hành đối với hoạt động khám bệnh, chữa bệnh và có hiệu lực từ ngày 01/01/2024.
• Nghị định 96/2023/NĐ-CP quy định chi tiết nhiều nội dung liên quan đến giấy phép hoạt động và điều kiện của các hình thức cơ sở khám bệnh, chữa bệnh;

Điểm quan trọng đối với thiết kế là: không phải mọi phòng khám đều có cùng một bộ điều kiện về diện tích, phòng chức năng và thiết bị.

Yêu cầu cần được xác định theo:

• Hình thức tổ chức cơ sở;
• Chuyên khoa;
• Phạm vi chuyên môn dự kiến;
• Kỹ thuật dự kiến thực hiện;
• Thiết bị sử dụng;
• Và các quy định chuyên ngành có liên quan.

Ví dụ, Nghị định 96/2023/NĐ-CP quy định riêng đối với phòng khám đa khoa về cơ cấu chuyên khoa, phòng cấp cứu, phòng lưu người bệnh, phòng khám chuyên khoa, phòng thực hiện kỹ thuật/thủ thuật và khu vực tiệt khuẩn trong các trường hợp áp dụng.

Vì vậy, pháp lý là dữ liệu đầu vào của thiết kế, chứ không chỉ là công việc phát sinh sau khi thi công xong.

Bạn đang ở giai đoạn nào của dự án?

Chưa thuê hoặc chưa đặt cọc mặt bằng

Đây thường là thời điểm dễ điều chỉnh nhất.

Một mặt bằng có diện tích lớn chưa chắc đã phù hợp hơn mặt bằng nhỏ nếu kết cấu, số tầng, hình dạng, hệ thống kỹ thuật hoặc khả năng chia các khu vực chức năng không phù hợp với mô hình phòng khám dự kiến.

Trước khi ký hợp đồng thuê dài hạn, nên xác định tối thiểu:

• Loại phòng khám dự kiến;
• Quy mô hoạt động;
• Các khu vực chuyên môn chính;
• Thiết bị lớn hoặc thiết bị có yêu cầu kỹ thuật đặc thù;
• Khả năng cải tạo của mặt bằng.
• Hồ sơ PCCC.

Việc kiểm tra sơ bộ không thể kết luận trước khả năng được cấp phép, nhưng có thể giúp chủ đầu tư nhận diện các vấn đề đáng cân nhắc trước khi chi phí đầu tư trở nên khó đảo ngược.

Xem thêm: Kinh nghiệm chọn mặt bằng mở phòng khám.

Đã thuê hoặc sở hữu mặt bằng

Lúc này không nên vội phá dỡ và chia phòng ngay.

Bước đầu tiên nên là xác định tương đối rõ:

Mô hình chuyên môn → phòng chức năng → thiết bị → yêu cầu kỹ thuật → layout.

Nếu đảo ngược quy trình thành:

layout → thi công → mua thiết bị → mới rà pháp lý

thì nguy cơ phải thay đổi phương án sẽ cao hơn.

Đã có bản vẽ thiết kế

Không nhất thiết phải thiết kế lại từ đầu.

Có thể rà lại bản vẽ dựa trên:

• mô hình phòng khám dự kiến;
• công năng từng khu vực;
• thiết bị;
• đường kỹ thuật;
• hoạt động chuyên môn dự kiến;
• các yêu cầu pháp lý có liên quan.

Nếu cần điều chỉnh, thực hiện ở giai đoạn bản vẽ thường dễ hơn nhiều so với khi công trình đã hoàn thiện.

Đang cải tạo hoặc đã thi công

Cần xác định chính xác vấn đề nằm ở đâu trước khi sửa.

Không nên phá hoặc thay đổi toàn bộ mặt bằng chỉ vì nghe rằng một phòng nào đó “chưa đúng chuẩn”.

Phải đối chiếu:

Quy định nào → áp dụng cho loại cơ sở nào → hoạt động nào → hạng mục nào thực sự cần sửa.

Quy trình thiết kế và thi công phòng khám

Bước 1: Xác định mô hình phòng khám

Trước khi kiến trúc sư lên phương án, cần làm rõ các thông tin cơ bản:

• Loại hình phòng khám;
• Chuyên khoa;
• Quy mô;
• Các dịch vụ/chuyên môn dự kiến;
• Thiết bị chính;
• Nhu cầu phát triển trong tương lai.

Không nhất thiết phải hoàn thành toàn bộ hồ sơ pháp lý ở giai đoạn này.

Nhưng nếu chưa biết phòng khám dự kiến làm gì thì rất khó thiết kế chính xác không gian mà phòng khám cần.

Bước 2: Khảo sát hiện trạng mặt bằng

Đơn vị thiết kế – thi công khảo sát:

• Diện tích thực tế;
• Kết cấu;
• Số tầng;
• Chiều cao;
• Lối tiếp cận;
• Vị trí cầu thang;
• Hệ thống điện;
• Cấp thoát nước;
• Thông gió;
• Hiện trạng hoàn thiện;
• Khả năng giữ lại hoặc cải tạo các hạng mục cũ.

Song song đó, DichVuYDuoc hỗ trợ rà soát các yếu tố pháp lý y tế có khả năng ảnh hưởng đến phương án bố trí dự kiến.

Bước 3: Xây dựng layout công năng

Layout được phát triển dựa trên nhu cầu chuyên môn và khả năng thực tế của mặt bằng.

Tùy mô hình, phương án có thể bao gồm:

• Khu vực tiếp nhận;
• Khu vực chờ;
• Phòng khám;
• Phòng thực hiện kỹ thuật/thủ thuật nếu có;
• Khu xử lý dụng cụ;
• Khu vực đặt thiết bị;
• Phòng hoặc khu vực chuyên môn khác;
• Không gian phụ trợ.

Mục tiêu không phải là chia được càng nhiều phòng càng tốt.

Một layout tốt cần cân bằng:

pháp lý – công năng – luồng vận hành – trải nghiệm người bệnh – khả năng thi công – ngân sách.

Bước 4: Xác định trang thiết bị trước khi hoàn thiện hệ thống kỹ thuật

Đây là bước rất dễ bị làm ngược.

Nếu vị trí thiết bị được quyết định sau khi sàn, tường và hệ thống điện nước đã hoàn thiện, việc lắp đặt có thể phát sinh sửa chữa.

Đặc biệt với nha khoa, vị trí ghế điều trị có thể ảnh hưởng trực tiếp đến:

• điện;
• nước;
• đường hút;
• khí nén;
• hệ thống kỹ thuật âm sàn hoặc âm tường.

Tương tự, các thiết bị chuyên môn khác có thể có yêu cầu riêng về nguồn điện, vị trí, tải trọng, môi trường vận hành hoặc không gian thao tác.

Do đó:

Thiết bị không nên là thứ được nghĩ đến sau khi layout đã khóa.

Bước 5: Thiết kế chi tiết và dự toán

Sau khi thống nhất layout, đơn vị thiết kế triển khai các hồ sơ chi tiết cần thiết cho phạm vi dự án.

Đây cũng là thời điểm chủ đầu tư cần làm rõ:

• Phạm vi thiết kế;
• Phạm vi thi công;
• Vật liệu;
• Thiết bị/nội thất nằm trong hợp đồng;
• Hệ thống kỹ thuật;
• Hạng mục chủ đầu tư tự cung cấp;
• Thời gian thực hiện;
• Phương thức nghiệm thu;
• Cơ chế xử lý phát sinh.

Một báo giá thấp hơn chưa chắc rẻ hơn nếu nhiều hạng mục cần thiết bị loại khỏi phạm vi ban đầu rồi tính phát sinh sau.

Bước 6: Thi công và kiểm soát thay đổi

Trong quá trình thi công, thay đổi là điều có thể xảy ra.

Vấn đề không nằm ở việc “có được thay đổi hay không” mà là:

Thay đổi này ảnh hưởng gì đến công năng, thiết bị và kế hoạch pháp lý ban đầu?

Những thay đổi có khả năng ảnh hưởng đến hoạt động chuyên môn nên được trao đổi giữa chủ đầu tư, đơn vị thiết kế – thi công và bên tư vấn pháp lý trước khi quyết định triển khai.

Bước 7: Hoàn thiện và chuẩn bị giai đoạn cấp phép

Sau khi công trình được hoàn thiện, chủ đầu tư tiếp tục chuẩn bị các điều kiện và hồ sơ phục vụ thủ tục cấp giấy phép hoạt động.

Cần lưu ý:

hoàn thiện công trình không đồng nghĩa với hoàn thành toàn bộ điều kiện cấp phép.

Ngoài cơ sở vật chất còn phải xem xét nhân sự, trang thiết bị, phạm vi chuyên môn và các điều kiện khác áp dụng cho từng cơ sở.

Những vấn đề pháp lý có thể ảnh hưởng trực tiếp đến thiết kế

Diện tích và phòng chức năng

Nghị định 96/2023/NĐ-CP có các điều kiện khác nhau đối với từng hình thức tổ chức.

Ví dụ với phòng khám đa khoa, ngoài điều kiện chung còn có những yêu cầu cụ thể về cơ cấu chuyên khoa và diện tích của một số phòng như phòng cấp cứu, phòng lưu, phòng khám chuyên khoa và phòng thực hiện kỹ thuật/thủ thuật.

Điều này cho thấy cách làm:

“Mỗi phòng khám chỉ cần phòng khám 10m² là đủ”

là không chính xác.

Phải xác định đúng loại hình + hoạt động thực tế trước khi áp dụng con số diện tích.

Kiểm soát nhiễm khuẩn

Thông tư 16/2018/TT-BYT quy định về kiểm soát nhiễm khuẩn trong các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh của Nhà nước và tư nhân và hiện vẫn được Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật ghi nhận còn hiệu lực.

Đối với thiết kế, vấn đề không chỉ là “làm phòng sạch đẹp”.

Tùy hoạt động của cơ sở, cần xem xét:

• Quá trình sử dụng và xử lý dụng cụ;
• Vệ sinh tay;
• Vệ sinh môi trường;
• Lưu giữ dụng cụ sạch;
• Khả năng hạn chế lây nhiễm chéo;
• Tổ chức luồng vận hành phù hợp.

Không nên tự động áp một layout “vô khuẩn tiêu chuẩn” giống nhau cho nha khoa, da liễu, ngoại khoa hoặc các mô hình khác.

Chất thải y tế

Thông tư 20/2021/TT-BYT quy định việc quản lý chất thải y tế trong phạm vi khuôn viên cơ sở y tế và có hiệu lực từ ngày 10/01/2022.

Vì vậy, khi thiết kế cần tính đến nhu cầu thực tế về:

• Phân loại;
• Thu gom;
• Lưu giữ;
• Di chuyển chất thải trong cơ sở;

Theo loại chất thải phát sinh và mô hình hoạt động.

Tuy nhiên, không nên mặc định mọi phòng khám đều phải xây một “hệ thống xử lý chất thải” giống nhau. Trường hợp cụ thể phải tiếp tục đối chiếu quy định môi trường và hoạt động thực tế của cơ sở.

X-quang và an toàn bức xạ

Nếu phòng khám dự kiến sử dụng thiết bị X-quang hoặc tiến hành công việc thuộc phạm vi pháp luật về năng lượng nguyên tử, vấn đề an toàn bức xạ phải được xem xét riêng.

Nghị định 142/2020/NĐ-CP quy định về việc tiến hành công việc bức xạ và hoạt động dịch vụ hỗ trợ ứng dụng năng lượng nguyên tử.

Do đó, các yếu tố như vị trí thiết bị, che chắn, cảnh báo và yêu cầu kỹ thuật liên quan không nên xử lý giống một phòng khám thông thường.

Thiết kế theo từng loại phòng khám

Thiết kế phòng khám Răng Hàm Mặt

Nha khoa là một trong những loại hình cần phối hợp thiết kế và kỹ thuật từ sớm do vị trí ghế điều trị liên quan trực tiếp đến nhiều hệ thống.

Ngoài phòng điều trị, tùy quy mô và phạm vi hoạt động còn cần xem xét:

• Khu vực xử lý dụng cụ;
• Thiết bị X-quang nếu có;
• Vị trí máy nén khí;
• Hệ thống hút;
• Cấp thoát nước;
• Các khu vực thực hiện kỹ thuật dự kiến.

Xem thêm: Thiết kế phòng khám Răng Hàm Mặt.

Thiết kế phòng khám Da liễu

Trước khi thiết kế cần xác định cơ sở dự kiến:

• Chỉ khám và điều trị nội khoa;
• Có thực hiện thủ thuật;
• Hay có thêm nhiều kỹ thuật sử dụng thiết bị.

Sự khác biệt này ảnh hưởng trực tiếp đến số phòng, công năng và thiết bị.

Đối với các cơ sở đang hoạt động dưới mô hình spa, cần đặc biệt tránh tư duy:

“Spa đang có nhiều phòng rồi nên chỉ cần đổi bảng hiệu thành phòng khám.”

Chuyển đổi mô hình hoạt động cần được đánh giá lại cả pháp lý, nhân sự, cơ sở vật chất và thiết bị.

Xem thêm: Chuyển đổi Spa thành phòng khám Da liễu.

Thiết kế phòng khám đa khoa

Phòng khám đa khoa có bài toán bố trí phức tạp hơn do phải tổ chức nhiều chuyên khoa và các bộ phận liên quan trong cùng một cơ sở.

Theo Nghị định 96/2023/NĐ-CP, phòng khám đa khoa phải đáp ứng thêm các điều kiện cụ thể ngoài điều kiện chung, trong đó có yêu cầu về cơ cấu chuyên khoa, cận lâm sàng, cấp cứu và một số phòng chức năng.

Vì vậy nên xác định cơ cấu chuyên khoa dự kiến trước khi chốt layout.

Các phòng khám chuyên khoa khác

Phòng khám Sản phụ khoa, Nội, Mắt, Tai Mũi Họng, Y học cổ truyền và các chuyên khoa khác cũng nên được thiết kế dựa trên hoạt động chuyên môn thực tế.

Không nên lấy layout nha khoa hoặc phòng khám Da liễu rồi đổi tên phòng để sử dụng cho một chuyên khoa khác.

Chi phí thiết kế và thi công phòng khám bao nhiêu?

Không có một mức giá/m² có thể phản ánh chính xác tất cả dự án phòng khám.

Hai mặt bằng cùng 100m² nhưng chi phí có thể rất khác nhau do:

• Hiện trạng ban đầu;
• Mức độ phá dỡ và cải tạo;
• Chuyên khoa;
• Hệ thống điện – nước – kỹ thuật;
• Trang thiết bị dự kiến;
• Số lượng phòng;
• Vật liệu hoàn thiện;
• Mức đầu tư nội thất;
• Yêu cầu thương hiệu;
• Tiến độ.

Vì vậy, thay vì chỉ hỏi:

“Thi công phòng khám bao nhiêu tiền một mét vuông?”

câu hỏi hữu ích hơn là:

“Với mặt bằng và mô hình của tôi, phạm vi công việc gồm những gì và tổng ngân sách dự kiến bao nhiêu?”

Quy trình dự toán nên đi theo:

Hiện trạng → nhu cầu chuyên môn → layout → phạm vi công việc → vật tư → dự toán.

DichVuYDuoc hiện không đưa ra một khoảng giá chung khi chưa có dữ liệu dự án cụ thể vì một con số quá rộng có thể không giúp chủ đầu tư lập ngân sách chính xác.

4 lỗi nên tránh trước khi thi công phòng khám

Thuê mặt bằng trước rồi mới kiểm tra mô hình

Sai mặt bằng có thể kéo theo một chuỗi vấn đề mà thiết kế đẹp không giải quyết được.

Nên xác định trước loại hình và nhu cầu chính của phòng khám rồi mới đánh giá địa điểm.

Thiết kế dựa trên cảm tính

“Phòng này nhìn đẹp” không phải tiêu chí đủ để xác định nó có phù hợp làm phòng chuyên môn hay không.

Cần xác định rõ chức năng của từng không gian.

Sao chép layout của một phòng khám khác

Hai phòng khám cùng chuyên khoa vẫn có thể khác nhau về:

• quy mô;
• danh mục kỹ thuật;
• thiết bị;
• nhân sự;
• cách vận hành.

Copy layout không đồng nghĩa với copy được điều kiện hoạt động.

Nghĩ rằng nhà thầu phải tự biết toàn bộ pháp luật y tế

Đây cũng là một cách nhìn chưa chính xác.

Trách nhiệm của nhà thầu phụ thuộc vào chuyên môn và phạm vi được giao theo hợp đồng.

Giải pháp tốt hơn là xác định rõ dữ liệu pháp lý đầu vào và trách nhiệm của từng bên, thay vì kỳ vọng một đơn vị tự chịu trách nhiệm cho tất cả.

Hợp đồng thiết kế – thi công phòng khám cần lưu ý gì?

Hợp đồng là một công cụ quan trọng để phân định trách nhiệm, nhưng không phải công cụ duy nhất và cũng không nên dùng để chuyển toàn bộ trách nhiệm cấp phép sang nhà thầu.

Một hợp đồng rõ ràng nên mô tả ít nhất:

Phạm vi công việc

Phân biệt rõ:

• thiết kế;
• thi công;
• nội thất;
• hệ thống kỹ thuật;
• trang thiết bị;
• hạng mục bên chủ đầu tư cung cấp.

Bản vẽ và tiêu chí nghiệm thu

Các tài liệu thiết kế được thống nhất cần được quản lý rõ phiên bản để tránh tình trạng thi công một phương án nhưng hai bên lại đối chiếu bằng hai bản vẽ khác nhau.

Vật liệu

Những vật liệu có ảnh hưởng lớn đến chất lượng và chi phí nên được mô tả đủ rõ về chủng loại, quy cách hoặc mức chất lượng thay vì chỉ ghi chung chung.

Tiến độ và thanh toán

Tiến độ thanh toán nên gắn với các mốc công việc và điều kiện nghiệm thu đã thống nhất.

Xử lý thay đổi và phát sinh

Đây thường là phần dễ gây tranh chấp nhất.

Mỗi thay đổi nên xác định:

• nguyên nhân;
• phạm vi;
• chi phí;
• ảnh hưởng tiến độ;
• bên chịu trách nhiệm.

Bảo hành

Thời hạn, phạm vi và trường hợp được bảo hành cần ghi rõ theo hợp đồng và quy định áp dụng cho công trình cụ thể, thay vì mặc định tất cả dự án đều có cùng một thời hạn.

DichVuYDuoc tham gia ở đâu trong dự án?

DichVuYDuoc không định vị mình là đơn vị kiến trúc thay cho kiến trúc sư hoặc nhà thầu xây dựng.

Vai trò chính là kết nối bài toán pháp lý y tế với quá trình chuẩn bị mặt bằng và triển khai phòng khám.

Tùy dự án, phạm vi hỗ trợ có thể gồm:

• Xác định sơ bộ loại hình phòng khám dự kiến;
• Rà soát những yêu cầu pháp lý có ảnh hưởng đến mặt bằng;
• Trao đổi với bên thiết kế về nhu cầu chuyên môn;
• Rà soát phương án dưới góc độ thủ tục cấp phép;
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ pháp lý;
• Phối hợp cùng đối tác thiết kế – thi công khi khách hàng có nhu cầu triển khai công trình.

Đối tác chuyên môn phụ trách các công việc thuộc phạm vi thiết kế và thi công.

Việc phân định như vậy giúp tránh một tình trạng khá phổ biến:

Pháp lý làm một hướng – kiến trúc thiết kế một hướng – chủ đầu tư phải tự đứng giữa xử lý khi hai bên không khớp nhau.

Vì sao nên phối hợp pháp lý – thiết kế – thi công từ đầu?

Ba yếu tố có quan hệ trực tiếp với nhau:

Hoạt động chuyên môn -> Phòng chức năng + thiết bị -> Mặt bằng + hệ thống kỹ thuật -> Thiết kế -> Thi công -> Chuẩn bị điều kiện cấp phép

Nếu một yếu tố thay đổi, những yếu tố phía sau có thể phải thay đổi theo.

Ví dụ:

Chủ đầu tư dự kiến ban đầu chỉ khám bệnh nhưng sau đó bổ sung các kỹ thuật cần thêm phòng hoặc thiết bị. Nếu thay đổi này xảy ra khi đang lên layout, việc điều chỉnh tương đối đơn giản. Nếu xảy ra sau khi đã hoàn thiện công trình, chi phí sửa đổi có thể lớn hơn đáng kể.

Do đó, lợi ích thực tế của việc phối hợp sớm không phải là cam kết chắc chắn được cấp giấy phép. Lợi ích nằm ở việc:

giảm những quyết định phải làm lại khi dự án đã đi quá xa.

Việc đầu tư vào cơ sở vật chất là một trong những khoản chi phí lớn nhất, nhưng một phòng khám dù đẹp và hiện đại đến đâu cũng sẽ trở nên vô nghĩa nếu không thể được cấp giấy phép hoạt động.

Vì vậy, khoản đầu tư thông minh nhất không chỉ nằm ở vật liệu hay máy móc, mà nằm ở việc có được sự tư vấn chuyên môn sâu sắc để đảm bảo toàn bộ quá trình được thực hiện một cách an toàn, đúng luật và hiệu quả.

[Liên hệ để được Rà soát Hợp đồng & Thiết kế ngay]